IL VILLAGGIO OLIMPICO

La scelta della località per la costruzione del Villaggio Olimpico fu dettata da considerazioni di ordine pratico; ma le notevoli difficoltà per la realizzazione del nuovo quartiere residenziale imposero rilevanti problemi la cui dinamica soluzione fu tuttavia conciliata tra l'altro da un notevole senso estetico.
Il complesso urbanistico fu concepito con criteri di organicità, tenute presenti inderogabili necessità di carattere funzionale. In tal modo furono contemperate le esigenze proprie di un Villaggio Olimpico e quelle di un accogliente quartiere cittadino, così come dettagliatamente descritto nel capitolo "Costruzioni Olimpiche".
Durante le Olimpiadi, le camere, ariose e piene di luce, furono modernamente arredate con uno o due letti, fornite di tavolo, sedie, portabagagli, grande armadio e quanto altro può rendere confortevole il soggiorno. Per ogni gruppo di 7-9 atleti fu messo a disposizione un nucleo di servizi igienici con bagno e docce; inoltre, ogni appartamento fu dotato anche di una piccola cucina per le necessità immediate, soprattutto notturne, degli ospiti. Nell'organizzazione di una Olimpiade l'apprestamento del Villaggio Olimpico costituisce indubbiamente un'opera quanto mai onerosa sotto ogni profilo.
Poiché interessa fornire ogni più ampio ragguaglio sullo sforzo organizzativo compiuto per attivare e gestire il Villaggio in funzione delle necessità olimpiche, ma anche contenere l'esposizione della complessa materia in limiti di chiarezza e di pratica utilità, si ritiene utile più che percorrere il processo evolutivo dell'impresa (concezione, organizzazione, esecuzione), delineare l'attività svolta in fase organizzativa dando un particolare risalto ai criteri che l'hanno informata, e descrivere, per il periodo di gestione, il funzionamento pratico dei vari settori e servizi. (Prospetto n. 1).
La Sezione Villaggio Olimpico, costituita nel settembre 1958, provvide inizialmente alla stesura nelle grandi linee generali dei piani necessari per l'ordinamento, l'organizzazione e la vita dei Villaggi Olimpici, non mancando di tenere presente in questo lavoro la perfetta aderenza alla vasta gamma delle esigenze di una comunità internazionale. In altri termini, la Sezione adottò misure e provvedimenti adeguati per raccogliere, alloggiare, vettovagliare, assistere ed agevolare la vita di migliaia di atleti ed accompagnatori. Di conseguenza provvide a creare l'organismo per la gestione del Villaggio Olimpico, mediante impiego di personale qualificato ed esperto nelle diverse branche di attività, tanto per la parte direttiva quanto per quella esecutiva; provvide a reperire materiali e mezzi in misura, varietà e tipo adeguati alle esigenze dei servizi e degli uffici; ed infine si adoperò a conseguire gradualmente la piena efficienza di tutto il complesso per la data stabilita dell'apertura, prevista per il giorno 25 luglio 1960.
I due villaggi, maschile e femminile, realizzati nel comprensorio di Campo Parioli mediante recinzione adeguatamente vigilata, funzionarono in piena ed indisturbata autonomia per quanto riguardò l'alloggio e i servizi igienici, mentre ebbero in comune la possibilità di fruire della mensa e di tutti gli altri servizi predisposti dal Comitato così composto: Baraldi Rolando, Gotta Andreina, Davanti Mario, Funaro Giuseppe, Merlo Luciano, Turilli Gaetano. La partecipazione promiscua nei locali di uso generale, costituì una particolarità del Villaggio di Roma. (Prospetto n. 2).  L'organizzazione preposta alle attività organizzative e di gestione, concepita in funzione delle esigenze di vita degli ospiti e dimensionata in rapporto alla presumibile entità numerica, fu articolata in sei distinti settori corrispondenti alle basilari necessità e, cioè. Accoglienza - Alloggiamento - Vettovagliamento - Servizi - Amministrazione - Distaccamenti. Inoltre fu istituita una Direzione con relativa segreteria per indirizzare e coordinare le attività dei predetti settori e per mantenere i contatti sia con il Comitato Organizzatore sia con gli Enti e le persone comunque interessate al Villaggio Olimpico.
A ciascun settore furono assegnati compiti specifici, e cioè: a) Il Settore Accoglienza (Reception) provvide alla organizzazione ed al funzionamento dei servizi: « Arrivi e Partenze », per il disbrigo delle formalità di rito; « Informazioni », per la raccolta e la divulgazione di notizie ad uso degli ospiti del Villaggio Olimpico, del pubblico, degli altri servizi ed uffici dell'Organizzazione; « Visitatori », per disciplinarne l'afflusso; « Ritrovi e spettacoli », per rendere più serena e gradita la permanenza degli ospiti del Villaggio Olimpico; « Uffici pubblici e Negozi », per la effettuazione dei servizi bancari, postali e telefonici e per consentire il pronto reperimento di articoli di prima necessità.
b) Il Settore Alloggiamento provvide all'organizzazione ed alla gestione degli alloggiamenti per: gli atleti ed i loro accompagnatori; per il personale addetto ai servizi del Villaggio Olimpico. Gli alloggi furono ordinati in dieci «Quartieri», costituiti ciascuno da un numero vario di «edifici», comprendenti a loro volta un certo numero di « scale ».
c) Il Settore Vettovagliamento provvide all'organizzazione ed alla gestione del vettovagliamento per gli atleti ed i loro accompagnatori, e per il personale addetto ai servizi del Villaggio; all'uopo fu necessario costituire diversi « Uffici » (Direzione, Gestione Ristoranti, Gestione Magazzini Viveri, Controlli, Statistica) ed «Istallazioni» (10 ristoranti, una mensa di servizio, deposito centralizzato dei viveri con 4 magazzini all'interno e celle frigorifere all'esterno del Villaggio Olimpico).
d) Il Settore Servizi provvide all'organizzazione ed al funzionamento dei servizi di interesse generale, quali: la pulizia dei locali d'uso generale e delle aree esterne; la manutenzione degli impianti, degli stabili e dei giardini del Villaggio; la vigilanza interna e quella perimetrale; i servizi accessori: saune e docce, dogana, trasporti, ecc.
e) Il Settore Amministrativo provvide al disbrigo delle pratiche di carattere amministrativo, direttamente o indirettamente interessanti la gestione del Villaggio Olimpico, sulla scorta delle direttive tecnico-contabili, generali e specifiche, impartite dalla Sezione Amministrazione del Comitato Organizzatore: fu articolato in uffici corrispondenti alle varie branche dell'attività amministrativa: Contabilità, Mandati e Rendiconti, Economato, Conti Delegazioni. f) Il Settore Distaccamenti provvide all'organizzazione logistica dei distaccamenti del Villaggio Olimpico nelle zone o sedi ove si sarebbero svolte le gare di vela (Napoli), di canottaggio (Castelgandolfo) e di equitazione (Pratoni del Vivaro); coordinò, inoltre, l'impiego di militari specializzati, raggruppati in un « reparto di supporto » in ordine alle necessità di particolari servizi, sia per il Villaggio sia per i citati distaccamenti. I maggiori problemi per l'organizzazione del Villaggio Olimpico furono: la necessità di determinare e reperire il fabbisogno del personale e dei materiali; di stabilire i criteri di ripartizione degli alloggi e di provvedere tempestivamente al loro allestimento, ed infine di dar vita ad un adeguato servizio di vettovagliamento.
Per il reperimento del personale fu innanzitutto necessario determinare le aliquote di personale da impiegare in determinati incarichi e servizi particolari; la individuazione delle fonti e la definizione delle forme di reclutamento; la formulazione di un piano di afflusso del personale reperito.
La determinazione delle « aliquote » e degli « incarichi » (Prospetto n. 3) fu stabilita in base alla struttura organica della direzione del Villaggio Olimpico, ed in base alla entità dell'onere da fronteggiare, valutato sulla consistenza presunta degli ospiti. I provvedimenti presi per la individuazione delle fonti e per la definizione delle forme di reclutamento furono condizionati dalla necessità di: - garantirsi, soprattutto, sulla serietà, capacità e continuità di rendimento dei singoli elementi inseriti nella Organizzazione; - contenere, per quanto possibile, l'onere della spesa; considerando appunto che la temporaneità dell'impiego e la coincidenza della stagione turistica non avrebbe favorito - specie per talune specializzazioni - né l'una né l'altra esigenza.
Cosicché si fece ricorso: - alla collaborazione di elementi concessi da Enti statali, comunali e civili, utilizzando di norma la loro opera per il disimpegno di cariche direttive; - alle assunzioni dalla libera offerta, con contratto a termine, per gran parte del personale impiegato con mansioni di ufficio; - alla effettuazione di corsi inquadrati nell'ambito dell'Ente Nazionale Addestramento Lavoratori Commercio (E.N.A.L.C.) per garantire la disponibilità di commesse e di camerieri per il servizio di ristorante; - alle imprese private con contratti di appalto per la esecuzione di determinati servizi (gestione ristoranti e magazzini viveri, pulizie degli alloggi, manutenzione degli stabili e degli impianti, trasporto bagagli ospiti, ecc.).
Per graduare l'incremento dei quadri con lo sviluppo del complesso organizzativo, si rese necessario formulare un piano di afflusso del personale inquadrato nella Sezione Villaggio Olimpico. (Prospetto n. 4).
II reperimento dei materiali richiese la valutazione del fabbisogno, della quantità e varietà, e cioè: - serie di arredi (letto, materasso, coperte, lenzuola, comodino, tavolino, armadio, tappeto, scendiletto, seggiole) per camere da letto; - mobili e macchine da scrivere per gli uffici della Direzione e delle Delegazioni; - materiali ed apparecchiature per i ristoranti e la mensa di servizio; - materiali di consumo per servizi di igiene, manutenzione e riscaldamento; - attrezzature di magazzino; - mezzi di collegamento e di trasporto.
Preme, comunque, precisare che il criterio generalmente seguito per ottenere la disponibilità dei materiali fu quello di procedere - dopo opportune indagini - a contratti di affitto a tempo determinato, stipulati con Enti o Ditte cui i materiali stessi furono restituiti dopo l'uso.
Inoltre si riuscì a beneficiare dell'uso gratuito di alcune apparecchiature e strumenti, quali televisori, radio, rasoi elettrici, ferri da stiro, cucine economiche familiari, lavatrici, ecc.
Infine si fece ricorso all'acquisto in proprio sia per i materiali di consumo (eccezion fatta per il gas liquido) sia per alcuni altri non diversamente reperibili (pentolame di cucina, uniformi per il personale dei ristoranti, ecc.).

L'allestimento degli alloggi

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Per l'allestimento e la ripartizione degli alloggi furono presi i seguenti provvedimenti: - sistemazione e composizione dei posti letto in ordine alle dimensioni delle camere disponibili nei vari edifici; - pianificazione delle operazioni di afflusso e di sistemazione degli arredi in ordine alla disponibilità di tempo tra la consegna degli alloggi e l'apertura del Villaggio. Tale pianificazione comportò la predisposizione di progetti, consistenti in un piano dei trasporti e in un piano delle operazioni di allestimento.
La ripartizione degli alloggi per gli uomini fu eseguita a gruppi di Delegazioni etnicamente affini, riunite in un proprio « quartiere » o « edificio », secondo la consistenza numerica dei componenti. Ad ogni Delegazione un proprio « edificio » in base alla consistenza numerica ed inoltre un locale (o due) arredato ad uso ufficio e un locale (o due) arredato a sala massaggio. Docce e saune centralizzate, oltre ai servizi igienici disponibili in ogni appartamento.
Le donne furono riunite in un unico quartiere recintato da ogni parte: uno o più appartamenti per ogni singola Delegazione; docce e saune a parte, oltre i servizi igienici disponibili negli appartamenti; un locale arredato per massaggi in ogni edificio.
La soluzione di comprendere il Villaggio femminile nella stessa area del Villaggio maschile non presentò inconvenienti di alcun genere. Si può anzi affermare che questa sia apparsa la soluzione più opportuna; le donne potevano a loro piacimento frequentare i ristoranti, le sale ritrovo, le vie del Villaggio aperte a tutti gli atleti indistintamente; agli uomini, per contro, non fu possibile in alcun modo valicare i vigilati cancelli di accesso al Villaggio femminile.

L'alimentazione degli ospiti

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L'alimentazione degli ospiti richiese una serie di provvedimenti intesi a garantire la riuscita del servizio di vettovagliamento. Essi riguardarono l'approvvigionamento e il rifornimento dei viveri e la confezione delle vivande.
Per approvvigionare i generi nelle varietà e quantità necessarie, emerse l'opportunità di compilare una lista generale delle vivande e sottoporla al gradimento di tutti i Comitati Olimpici partecipanti alle gare; di stilare sulla base di questa lista un elenco dei generi e di valutare per ciascuno di essi il presumibile fabbisogno; di stipulare, dopo accurata indagine, una rete di contratti di forniture « a consumo », estesa a tutto il mercato nazionale e, in alcuni casi, anche a quello estero.
Per assicurare il tempestivo rifornimento dei viveri fu necessario organizzare una serie di magazzini centralizzati per raccogliervi di volta in volta consistenti quantità dei prodotti approvvigionati e rifornire giornalmente i ristoranti delle quantità e delle varietà di generi da essi richieste.
Per garantire una confezione di vivande rispondente alle esigenze di ospiti diversi per gusti ed abitudini, si ritenne opportuno di affidare la gestione dei ristoranti ad una ditta specializzata e di chiara fama (la Compagnia Internazionale delle Carrozze con letti), in modo da beneficiare della sua larga esperienza e del suo personale particolarmente esperto e qualificato; di integrare la lista generale delle vivande con la compilazione di liste particolari comprendenti cucine assolutamente tipiche, in uso nei diversi Paesi rappresentati; di inserire fra il personale di ogni cucina, cuochi reclutati nei vari Paesi o venuti al seguito delle rappresentanze, perché essi stessi potessero sovraintendere alle confezioni dei cibi più graditi; di stimolare l'intesa giornaliera fra i Capi- Delegazione ed i rispettivi Direttori di ristorante per concordare la lista dei cibi da servire agli ospiti nel giorno successivo.
L'adozione di queste misure permise anche ai singoli atleti di scegliere e seguire quel regime dietetico che meglio avesse risposto alle esigenze dello sport praticato; regime - si badi bene — della cui scrupolosa osservanza la responsabilità ed il controllo ricadevano esclusivamente sull'atleta e sul personale di ogni Delegazione.
L'allestimento dei ristoranti fu curato e completato sulla base di un programma sperimentale effettuato contemporaneamente alla realizzazione di un corso di addestramento e di qualificazione di commis e camerieri. Il programma sperimentale consentì di mettere definitivamente a punto le dotazioni di materiali e di apparecchiature necessarie in ogni padiglione, ed un piano di approntamento dei rimanenti ristoranti. Altre soluzioni accessorie furono assolutamente necessarie ai fini della piena efficienza del Villaggio. Queste esigenze, che interessarono prevalentemente il campo assistenziale, furono: l'assistenza igienico-sanitaria; la tutela dell'ordine e della sicurezza nel Villaggio Olimpico; la funzionale ed agevole abitabilità del Villaggio in ordine a talune preminenti necessità di vita degli ospiti (comunicazioni e trasporti - pronta reperibilità di informazioni, di servizi e di articoli di prima necessità - servizi postali, bancari e telefonici - possibilità di svago e di ritrovo); il cerimoniale di saluto per sottolineare l'arrivo nel Villaggio delle varie rappresentanze nazionali. I provvedimenti adottati in questi campi furono commisurati alla particolarità del carattere e della natura di ciascuna esigenza e, pertanto, le provvidenze o i servizi che ne conseguirono restano al di fuori della competenza organizzativa e di funzionamento della Direzione del Villaggio Olimpico.
L'importanza e l'interesse che l'assistenza igienico-sanitaria assunse nell'intero ambito della Organizzazione Olimpica, rese opportuna la creazione di un apposito Comitato affiancato al Comitato Medico-Scientifico generale, e composto da personalità illustri nei vari campi della scienza medico-chirurgica e dell'igiene. Questo Comitato ebbe il compito di organizzare e dirigere tutti i servizi igienico-sanitari necessari in ogni settore dell'attività olimpica, e, quindi, anche quelli del Villaggio.
Per l'agevole abitabilità del Villaggio Olimpico fu necessario realizzare un sistema di qualificati servizi onde facilitare gli ospiti dimoranti nell'esteso comprensorio (circa 13 km. di strade in un'area di 350.000 mq.) del Villaggio Olimpico. A tale proposito fu disposta l'acquisizione di notizie sulla disponibilità dei campi di allenamento e sui programmi di gare; fu preordinata l'effettuazione di operazioni bancarie e postelegrafoniche; furono organizzate le comunicazioni interne e la reperibilità di servizi (parrucchiere, sarto, calzolaio), di articoli e di oggetti personali (medicinali, biancheria ed oggetti di pulizia, giornali) ed infine fu curata la possibilità di riunione e di svago.
Pertanto si convenne di distaccare presso taluni uffici della Direzione del Villaggio Olimpico, per affiancarne l'opera ed integrarne le attività, personale e mezzi delle altre Sezioni del Comitato, e precisamente: personale della Sezione Tecnica presso l'Ufficio Informazioni, per le notizie sulla disponibilità dei campi di allenamento e sui programmi di gara; personale della Segreteria Generale presso l'Ufficio Arrivi e Partenze, per la vidimazione delle Carte Olimpiche; personale della Sezione Cerimoniale presso il Settore Reception, per le cerimonie del saluto ufficiale del Comitato e della Direzione alle Delegazioni in arrivo; personale della Sezione Stampa presso il Settore Reception per il servizio dei comunicati alla stampa; personale e mezzi della Sezione Trasporti, presso il Settore Servizi, per il coordinamento dei mezzi di trasporto per la Direzione e per le Delegazioni (una autovettura jeep e una motoretta per ogni Delegazione).
Per il funzionamento di detti uffici furono approntati appositi locali del Padiglione d'ingresso del Villaggio Olimpico.
Nello stesso padiglione funzionarono gli uffici per i servizi postelegrafonici, con personale e mezzi gratuitamente messi a disposizione dal Ministero delle Poste e Telecomunicazioni, ed un ufficio bancario, con personale e mezzi della Banca Nazionale del Lavoro.
Sotto il controllo giurisdizionale del Settore Accoglienza furono posti alcuni esercizi pubblici per la vendita e la distribuzione di articoli ed oggetti d'uso personale e di prima necessità; a tale scopo furono concessi in affitto a Ditte private e qualificate, negozi ricavati sotto i portici di alcuni stabili e gestiti a carico delle stesse Ditte concessionarie. (Prospetto n. 5) Infine fu organizzato a locale di ritrovo il salone dell'edificio predestinato a mercato coperto e furono programmati spettacoli culturali e cinematografici. Per rendere completo il quadro della materia trattata e per consentire una realistica valutazione del lavoro compiuto, giova ricordare e precisare i tempi di sviluppo delle varie attività, vale a dire, lo studio, la pianificazione e la regolamentazione dell'intera opera. Il raffronto dei dati sarà sufficientemente indicativo. (Prospetto n. 6)

Il settore Accoglienza

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L'organizzazione del Settore Accoglienza disponeva di una « Direzione » preposta a tutti i servizi di accoglienza; di un « Ufficio Arrivi e Partenze » per il disbrigo delle rituali formalità connesse all'arrivo e alla partenza degli ospiti; di un « Ufficio Informazioni » per la raccolta e la diramazione di notizie utili agli ospiti del Villaggio, agli Uffici della Direzione e ai visitatori del Villaggio; di un «Ufficio Visitatori» per la concessione del necessario lasciapassare; di un « Ufficio Ritrovi e Spettacoli » per rendere più confortevole e quindi più gradita l'ospitalità ai convenuti; di un gruppo « Uffici Pubblici » per i servizi postali, telefonici e bancari. Le attività dell'Ufficio Arrivi e Partenze consistevano nella esplicazione delle formalità e degli atti riguardanti l'arrivo e la partenza degli ospiti; formalità ed atti che si identificarono in tre diverse mansioni, e cioè: accoglienza, per porgere all'ospite il rituale saluto di benvenuto; alloggiamento, per la completa assistenza all'ospite nell'accedere e nel lasciare l'alloggiamento all'atto sia dell'arrivo sia della partenza; contabilità, per la registrazione, l'aggiornamento e la comunicazione (a tutti gli Uffici comunque interessati) dei dati anagrafici e di forza degli ospiti del Villaggio.
In pratica, ogni arrivo fu preventivamente segnalato dalla Sezione Cerimoniale; ogni partenza fu preceduta da un tempestivo preavviso dato dal Capo Missione all'Ufficio Arrivi e Partenze, seguito dall'intervento del Reparto Trasporti Villaggio Olimpico per il prelievo dei partenti e del rispettivo bagaglio, ed il loro accompagnamento agli scali di partenza; ogni partenza si concludeva con le conseguenti variazioni al Registro « Conti Delegazioni » e la segnalazione dei partenti agli uffici interessati. La situazione delle presenze degli ospiti (nominativa e numerica) veniva quotidianamente aggiornata col sistema meccanografico sulla base delle « Carte olimpiche » temporaneamente ritirate agli ospiti e delle segnalazioni sugli arrivi e sulle partenze dei medesimi; quindi veniva comunicata a tutti gli Uffici e Servizi interessati a mezzo di elenchi nominativi degli arrivi e partenze; a mezzo di elenco nominativo generale dei presenti suddivisi per nazione e per sesso, in successione alfabetica; a mezzo, infine, di una situazione numerica riepilogativa - per nazionalità, elencata in ordine alfabetico - dei presenti nella giornata e del totale complessivo delle presenze degli ospiti e dei cavalli a partire dalla data di apertura del Villaggio Olimpico.
Queste operazioni resero necessario il funzionamento dell'Ufficio durante tutte le ventiquattro ore della giornata, impiegando un totale di 30 persone avvicendate in tre turni di otto ore ciascuno.
Notevole il lavoro compiuto e senz'altro soddisfacenti i risultati conseguiti, ove si consideri che il movimento degli ospiti registrò cifre ragguardevoli, quali le seguenti punte massime nella stessa giornata: in arrivo, 964 persone; in partenza, 1.487 persone. (Prospetti nn. 7-8-9-10)

L'ufficio informazioni

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Se è vero che la compilazione di alcuni conti-Delegazioni al controllo degli interessati risultò non perfettamente esatta, è pur vero che l'inconveniente sempre trovò origine in cause di forza maggiore; ad esempio, ospiti che, in possesso di Carta Olimpica con destinazione Villaggio Olimpico, preferirono prendere alloggio in albergo; oppure Missioni che addirittura omisero di denunciare le partenze di taluni loro atleti, ovvero compilarono inesattamente gli appositi moduli per il preavviso di partenza.
L'Ufficio Informazioni, preposto a vari servizi del Villaggio e alla diramazione di notizie utili agli ospiti e ai visitatori, dopo un intenso lavoro di preparazione per la raccolta, il vaglio e la catalogazione del materiale informativo. per il periodo di funzionamento del Villaggio Olimpico prese una configurazione adeguata alle molteplici esigenze informative. Entrarono, cioè, in funzione i seguenti servizi: - servizi di informazione per l'interno, riservati agli ospiti per agevolarne l'orientamento in tutti i campi delle attività olimpiche con l'ausilio di otto interpreti (avvicendatisi in due turni) e mediante materiale informativo costituito in prevalenza da raccolte di notizie ordinate per argomenti in successione alfabetica.
Questa attività fu svolta in collaborazione col personale distaccato da altre Sezioni (Sezione Tecnica per le indicazioni sui programmi di allenamento e di gara; Sezione Trasporti per richieste di trasporti non pianificati); - servizio di informazione per l'esterno, riservato al pubblico ed in particolare ai visitatori del Villaggio, che funzionò con interpreti e materiale informativo riguardante il Villaggio Olimpico; - servizio comunicati e bollettini istituito per la divulgazione tra gli ospiti di notizie ufficiali e di quelle riguardanti taluni aspetti della vita del Villaggio.
Comunicati e bollettini (pubblicazione trisettimanale) furono ciclostilati in tre diverse lingue (francese, inglese, italiano). Fu anche istituito un servizio copia per la traduzione nelle lingue ufficiali e la riproduzione in copie dei comunicati ufficiali, per le circolari interne e per la stampa di cartelli, la compilazione di tessere e di lasciapassare.
Un centro di raccolta e distribuzione di comunicati e compilazioni varie provvide alla distribuzione di tutto il materiale informativo e divulgativo. Vi furono destinate trenta persone adibite alla distribuzione e al recapito dei comunicati o dei plichi particolarmente urgenti. Un apposito servizio informazioni sui numeri telefonici del Villaggio si rese necessario, essendo la rete telefonica del Villaggio direttamente inserita nella rete urbana della TE.TI. A questo servizio furono destinati telefonisti militari interpreti che, a turni, assicurarono costantemente nelle 24 ore il funzionamento del servizio.
Nell'assoluta necessità di disciplinare l'affluenza di persone che avevano comunque diritto o titolo di effettuare visite all'interno del Villaggio, fu organizzato un ufficio per visitatori. Dislocato nel padiglione d'ingresso, tale ufficio provvedeva al rilascio dei lasciapassare mediante compilazione di apposito modulo e il deposito di un documento di riconoscimento del richiedente. Fu consentito il libero ingresso ai possessori di Carta Olimpica e furono distribuite tessere permanenti; il totale dei lasciapassare raggiunse 34.906 unità, di cui 8.577 alla stampa, 26.329 al pubblico con una punta massima di 1.847 lasciapassare rilasciati nella giornata del 4 agosto. (Prospetto n. 11) Particolare cura fu data alle attività dell'Ufficio Ritrovi e Spettacoli. Si trattò di iniziative intese a creare un clima di distensione e di distrazione per gli ospiti decisi a trascorrere nel Villaggio le loro ore di libertà. L'opera dell'ufficio si svolse essenzialmente nell'organizzazione di un ampio locale di ritrovo con distribuzione di bevande analcoliche, gelati e dolciumi. Il locale fu attrezzato con poltroncine e tavolinetti e con un riproduttore di musica in dischi. Inoltre furono installati 80 televisori nei porticati degli edifici, 1.000 sedie a sdraio e dieci tavoli di ping-pong. Infine furono programmate visioni cinematografiche serali ed altri trattenimenti e spettacoli musicali e di canzoni. Si riscontrò che il favore degli ospiti fu manifestamente accordato agli spettacoli televisivi e cinematografici. Di questi ultimi conviene precisare che nel cinema allestito all'aperto furono effettuate 50 ore di proiezione complessive, per un totale di 33 spettacoli serali e con una frequenza complessiva di 24.000 persone, con una punta massima serale di oltre 1.000 spettatori. 

Il settore Alloggiamento

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L'organizzazione del Settore Alloggiamento comprese: una Direzione di Settore, preposta a tutti i servizi di alloggiamento; dieci Servizi di Quartiere, corrispondenti ciascuno ad un determinato gruppo di edifici (Quartiere), per l'alloggiamento degli ospiti dei due Villaggi e del personale dei servizi; due distaccamenti (Villa Glori e Pratoni del Vivaro), per lo stazionamento (scuderie) dei cavalli iscritti alle competizioni ippiche e per l'alloggio (servizi di alloggiamento) del personale interessato; un servizio accentrato per la lisciviazione della biancheria da letto (lenzuola) e da camera (asciugatoi) e per il rifornimento dei materiali di consumo.
La ripartizione e l'allestimento degli alloggi furono effettuati col criterio di mantenere raggruppati gli ospiti nell'ambito della propria Delegazione; le Delegazioni, in funzione delle loro più strette affinità etniche, riservando alle singole rappresentanze nazionali un numero di posti-letto e di locali di uso generale (uffici di rappresentanza e sale massaggio per le Delegazioni - uffici e magazzini per i servizi di alloggiamento) commisurati alla consistenza numerica di ognuna di esse e contenuti entro i limiti di una o più scale dello stesso edificio (sedi di Delegazioni), di uno o più edifici di un medesimo quartiere (raggruppamenti di Delegazioni etnicamente affini).
Considerando anche le necessità del personale della Direzione del Villaggio Olimpico, ne conseguì l'opportunità di ripartire gli edifici in 8 quartieri per il Villaggio maschile, un quartiere per il Villaggio femminile, un quartiere per i servizi, comprendenti ciascuno un numero vario di edifici e quindi di appartamenti e locali. Ad ogni quartiere fu preposto un proprio servizio di alloggiamento dimensionato sulla base del numero di edifici compresi nel corrispettivo quartiere.
Premesso che gli edifici comprendevano appartamenti la cui capacità ricettiva variava da 2 a 5 vani e da 1 a 2 bagni (oltre la cucina) e che in ciascuna camera trovarono adeguata sistemazione uno o due posti-letto (tre in casi del tutto eccezionali) si provvide all'allestimento degli alloggi coi materiali indicati nel Prospetto n. 12.
Con tali materiali furono allestiti complessivamente: 7.594 posti-letto, 184 vani ad uso ufficio e 146 vani a sala massaggio nel Villaggio maschile; 921 posti letto, 248 bagni, 27 vani ad uso ufficio nel Villaggio femminile; 1.634 posti-letto, 25 vani ad uso ufficio ed altri nel Quartiere Servizi; 181 posti-letto presso i Distaccamenti. (Prospetto n. 13) Particolare menzione merita il lavoro compiuto per provvedere all'allestimento degli alloggi. Si trattò, infatti, di reperire, di regolare l'afflusso e sistemare al proprio posto in 7.683 vani (4.723 vani utili e 2.960 vani di servizio) variamente dislocati, un totale di 1.500 tonnellate di materiale di diverso tipo, per un volume totale di oltre 20.000 metri cubi, operando in un tempo di poco superiore ai quaranta giorni. L'impresa fu compiuta mediante la predisposizione di un accurato piano di approntamento, disciplinante sia i trasporti del materiale sia le operazioni di allestimento dei singoli appartamenti, ma anche e soprattutto per l'appassionato e lodevole impegno del personale.
Il funzionamento dei servizi di quartiere fu assicurato da 856 elementi di cui: 10 capi-quartiere, 29 capi-edificio, 30 magazzinieri, 21 aiuto-magazzinieri e 12 impiegati; 109 guardarobiere, 645 inservienti e donne di pulizia. (Prospetto n. 14) La scelta del personale preposto a compiti tanto delicati cadde, per ovvie considerazioni, sul personale militare, per quanto riguardò gli incarichi di capoquartiere, capo-edificio e magazzinieri; sul personale d'ordine del servizio scolastico (bidelle), messo a disposizione dell'Amministrazione Capitolina per i servizi di guardaroba.

Attribuzione dei compiti

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Per dare un'idea sufficientemente chiara sul funzionamento dei servizi di quartiere ed anche per una dimostrazione del senso di responsabilità che guidò gli organizzatori nel predisporre tali particolari servizi, conviene passare in rassegna i compiti devoluti a ciascuna persona, accennando anche ai requisiti voluti per ciascuno.
Il capo-quartiere, ufficiale superiore dell'Esercito e conoscitore della lingua parlata dagli ospiti del proprio quartiere, ebbe il compito di mantenere cortesi e cordiali contatti coi Capi-Delegazione e con gli ospiti, di fornire agli stessi tutte le notizie relative alla organizzazione interna del Villaggio Olimpico, dei Giochi e delle manifestazioni culturali, artistiche, folcloristiche, connesse al funzionamento dei Giochi Olimpici; di porgere il saluto ai Capi-Delegazione all'atto della loro partenza dal Villaggio Olimpico; di sovraintendere al funzionamento del proprio quartiere, del quale era il diretto responsabile; di controllare l'opera del personale dipendente; di ricevere all'atto del loro arrivo i Capi-Delegazione e gli ospiti, accompagnandoli negli appartamenti messi a loro disposizione; di comunicare giornalmente ai capi-settore Accoglienza, Amministrativo e Alloggiamento le presenze degli ospiti e quelle del personale dipendente. Inoltre il capo-quartiere ebbe il compito di registrare le presenze giornaliere degli ospiti del Villaggio Olimpico; di risolvere direttamente tutte le questioni eventualmente prospettategli dai Capi delle singole Delegazioni, ricorrendo alla Direzione del Villaggio Olimpico soltanto nel caso di non potervi riuscire personalmente; di comunicare tempestivamente al proprio capo-settore il verificarsi di ogni, sia pur minimo, incidente.
Al capo-edificio, ufficiale subalterno dell'Esercito, fu attribuito il compito di accogliere all'arrivo il Capo-Delegazione ed accompagnarlo negli alloggi destinati alla sua rappresentanza; di curare la registrazione giornaliera della presenza degli ospiti, di sovraintendere alle attività del personale di servizio da lui dipendente e regolarne i turni di lavoro; di segnalare tempestivamente al suo capo-quartiere ogni eventuale incidente; di richiedere al Settore Servizi eventuali interventi della squadra manutenzione; di precisare al Settore Servizi le presenze del personale di pulizia impiegato nel proprio edificio e di porgere il saluto al Capo-Delegazione all'atto della sua partenza dal Villaggio Olimpico.
Il magazziniere disimpegnava il compito di fornire la più completa collaborazione al capo-edificio, sostituendolo in caso di momentanea assenza; di controllare giornalmente le presenze degli ospiti; di compilare il rapportino delle presenze degli ospiti; di coadiuvare il capo-edificio nella presa in consegna sia dei locali sia del materiale; di controllare l'opera delle guardarobiere e del personale di pulizia; di tener conto della ripartizione del materiale avuto in consegna; di assistere gli ospiti del proprio edificio fornendo loro tutti i chiarimenti necessari. L'aiuto-magazziniere sostituiva il magazziniere in caso di una momentanea assenza, per controllare il cambio biancheria e il funzionamento dei servizi e dei vari impianti; per provvedere al normale cambio delle lenzuola; organizzare il ritiro e la consegna della biancheria personale degli atleti; custodire il materiale accantonato in ripostiglio; tenere una distinta aggiornata sia del materiale della Amministrazione Militare, sia di quello di proprietà delle varie ditte; controllare le aliquote di biancheria da letto di riserva, in caso di necessità improvvisa. Le guardarobiere, avvicendale in due turni dalle 7 alle 14.30 e dalle 14 alle 21.30 di ogni giorno, coadiuvarono il magazziniere nella sistemazione del materiale e nel mantenimento dell'ordine nell'interno del locale adibito a magazzino; presero in consegna la biancheria dell'edificio; gestirono la biancheria da letto ed il materiale di consumo; prepararono i letti in caso di arrivi improvvisi; furono a disposizione degli ospiti del Villaggio Olimpico per servizi di rammendo di piccola entità, smacchiature ed applicazione di bottoni e simili e provvidero alla stiratura dei soli abiti. Al personale di camera, tratto da organizzazioni private - specializzato nei servizi di pulizia - fu affidato il compito di riordinare giornalmente gli alloggi e gli uffici; di effettuare la pulizia integrale delle cucine, bagni, pavimenti, scale, balconi; di rimettere in opera gli accessori igienici di consumo (carta igienica, disinfettanti, deodoranti); di accudire alla pulizia dei vetri e degli infissi, dei mobili e suppellettili; di eseguire il rifacimento dei letti ed il cambio della biancheria da letto. Per l'espletamento dei loro compiti, i capi-quartiere e i capi-edificio disponevano presso gli stabili di locali ad uso ufficio ed alloggio, adeguatamente arredati; magazzinieri e guardarobiere avevano a loro disposizione locali attrezzati a magazzino; per il personale di camera furono attrezzati spogliatoi comuni presso il Quartiere servizi, donde, indossata l'uniforme, il personale stesso veniva avviato agli edifici di competenza, secondo un preciso piano di ripartizione.
Il Settore Alloggiamento provvide alla organizzazione dei complessi di Villa Glori e di Pratoni del Vivaro per quanto si riferiva alle esigenze dello stazionamento dei cavalli iscritti alle gare equestri e dell'alloggio del rispettivo personale di governo.
Il complesso di Villa Glori, comprendente sette edifici, consentì mediante adeguati arredi ed attrezzature, di poter provvedere all'alloggio di un gruppo di palafrenieri al seguito dei cavalli, oscillante da 100 a 150 unità, oltreché all'impiego di un certo numero di locali per le necessità di ufficio, di magazzino e della custodia foraggi. La gestione del distaccamento fu seguita dal Settore Distaccamenti e curata da un gruppo di personale militare così costituito: un Capo-distaccamento, un Capo- quartiere, un Ufficiale veterinario, un Sottufficiale maniscalco, un Sottufficiale magazziniere, 4 militari di truppa.
Il complesso di Pratoni del Vivaro, ove furono effettuate le gare di « Dressage » e « Fondo » del Concorso di Equitazione, comprese sei corpi di fabbrica allestiti per la circostanza. In due fabbricati furono sistemati 120 posti-letto, gli uffici, i magazzini, la selleria ed i servizi di alloggiamento; gli altri quattro, allestiti a scuderie, consentirono lo stazionamento di 120 cavalli. Apposite convenzioni con imprese locali consentirono di rendere autonomo tale distaccamento per quanto al vitto del personale e degli atleti partecipanti al concorso, al foraggio per i cavalli e allo sgombero del letame dalle scuderie.
Oltre alla gestione (carico e scarico) dei materiali impiegati per l'arredamento degli alloggi e degli uffici, il Settore Alloggiamento provvide ad altre incombenze che, seppure avevano carattere accessorio, tuttavia richiesero predisposizioni e provvedimenti di un certo rilievo, stante la notevole mole del lavoro che ne conseguì: servizi di lavatura biancheria da letto e da camera, rifornimento dei materiali di consumo.
Per il periodo di funzionamento del Villaggio Olimpico, su un totale di circa 7.000 posti-letto, furono effettuati cambi per 60.140 lenzuola, 23.609 federe, 8.111 copriletto.
II rifornimento dei materiali di consumo negli alloggiamenti, e cioè carta igienica, saponi, dentifrici ed altri prodotti di pulizia, approvvigionati tramite il Settore Amministrativo, fu curato in ore di nessun disturbo per gli ospiti. Durante tutto il periodo di funzionamento del Villaggio Olimpico, furono complessivamente distribuiti negli alloggiamenti: 20.000 rotoli di carta igienica; 11.520 scatole di bianchetto da scarpe; 5.000 saponette; 5.000 tubetti di dentifricio; 1.000 litri di liquido deodorante; oltre ad altri materiali di consumo di minor interesse (smacchiatori, sottobicchieri in cartone, ecc.).

Il settore Vettovagliamento

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Il funzionamento dei servizi di vettovagliamento fu assicurato da apposita Direzione di Settore, col precipuo compito di organizzare e coordinare i vari servizi espletati dai dipendenti uffici: di statistica e dei relatori, per la registrazione dei consumi e delle presenze e la vigilanza ai rifornimenti, alle cucine, alle sale, all'igiene; di gestione dei ristoranti e dei depositi viveri, affidati ciascuno a ditte qualificate quali la Compagnia Internazionale Carrozze con Letto (ristoranti) e la Federazione Italiana dei Consorzi Agrari (deposito viveri).
Ciascuno dei dieci ristoranti disponeva di impianti fissi, costituiti da una cella ed anticella frigorifera (della Ditta Stanzani) utilizzata come dispensa delle scorte di cucina (mantenimento della temperatura ambiente da 0° a + 10°), capacità 120 me.; da un garde manger (della stessa ditta Stanzani) refrigerato per la lavorazione delle carni e del pesce e per la preparazione di particolari piatti (mantenimento della temperatura ambiente regolabile fino a 15 gradi), capacità me. 74; da una apparecchiatura di cucina per le necessità dei vari reparti, fornita dalla Ditta Zoppas, e cioè: caffetteria, lavaggio verdure, cottura vivande, lavaggio pentole, stoviglie e bicchieri, servizio piatti freddi, servizio distribuzione con 10 banchi freddi, 6 banchi bagnomaria, armadio caldo, 4 piani sovrapposti per appoggio pietanze, 2 piani scorrivassoi. Le attrezzature mobili di cucina e sala furono valutate in rapporto al numero massimo di commensali serviti da ogni ristorante nell'arco di tempo di due ore, col sistema del self-service.
Ogni ristorante disponeva ancora di apparecchiature per bevande fresche e gelati: armadi frigoriferi della Ditta Zoppas (da quattro a sei) per una capacità ricettiva complessiva di 6.000 litri; frigoriferi per bottigliette della Coca-Cola, in numero di 16 per una capacità complessiva di me. 9,60; due contenitori frigoriferi per gelati della Ditta Motta della capacità di 3 me. per 1.000 pezzi circa; quattro distributori per succhi di frutta della capacità complessiva di 60 litri; due fontanelle di acqua refrigerata (Società FIAT).
La disposizione di queste apparecchiature in ciascuna delle 20 sale-mensa risulta nel grafico riportato nel Prospetto n. 15 unitamente alla disposizione dei tavoli. L'allestimento ed avviamento dei ristoranti fu attuato in ordine alla disponibilità ed alle necessità conseguenti l'arrivo degli ospiti, in tempi alquanto ristretti e secondo un dettagliato progetto di approntamento.
Alla data del 25 luglio (apertura del Villaggio) furono in funzione 4 ristoranti di cui uno aperto sin dal 20 maggio per l'addestramento di 120 commis e 240 camerieri reclutati tramite l'E.N.A.L.C.
I rimanenti 6 ristoranti furono allestiti ed avviati nel periodo dal 28 luglio al 7 agosto, al ritmo di uno ogni due giorni. Le operazioni di approntamento richiesero l'impiego di 60 uomini per complessive 180 giornate lavorative; di 40 autocarri-viaggio dai magazzini generali ai ristoranti; di 20 interventi della squadra di disinfestazione (operazione di bonifica).
Il funzionamento dei servizi fu assicurato in ogni ristorante da personale esperto e specializzato nelle singole branche. Un « capopadiglione » disimpegnò il compito di sorvegliare e coordinare il servizio dei vari reparti, curare le questioni amministrative, eseguire le scritturazioni contabili relative al carico ed allo scarico delle derrate. Al caposala fu commesso il compito di collaborare nella sorveglianza, di dirigere il servizio di sala e la distribuzione alla « tavola calda » e di regolare il turno dei camerieri. Infine, al capodispensa fu commessa la responsabilità delle giacenze di magazzino ed il compito di raccogliere seralmente le ordinazioni della cucina, assicurare la preparazione della prima colazione e concorrere col suo personale alla distribuzione presso la « tavola fredda ».
Per le pulizie dei locali igienici e della zona circostante i singoli padiglioni furono utilizzati uomini di manovalanza in turni di 8 ore e precisamente: dalle 5 alle 13, dalle 11 alle 19, dalle 17 alle 01. (Prospetto n. 16) Durante il periodo di maggior carico (28 agosto-6 settembre) fu necessario aumentare il numero di sguatteri, camerieri e commis (in tutto 120 unità) nei ristoranti più frequentati. Per soddisfare le diverse esigenze dietetiche delle varie Delegazioni, furono ripartite le Delegazioni stesse in nove gruppi, tenendo presenti le loro affinità dal punto di vista etnico e dietetico ed a ciascun gruppo fu assegnato un diverso ristorante. Inoltre fu compilata una « lista generale » delle vivande, sufficientemente estesa e variata, tanto da poter coprire le necessità di una comunità internazionale; più « liste particolari » per ognuno dei nove ristoranti, espressamente adattate alle più tipiche usanze di determinati Paesi. (Prospetti nn. 17, 18 e 19).
Ad evitare il possibile inconveniente di un mancato accordo tra capo-delegazione e capo-padiglione sulla predisposizione della « lista del giorno », in tutte le cucine venivano quotidianamente osservate le seguenti prescrizioni in merito all'uso della lista generale delle vivande, e cioè: la disponibilità quotidiana di tutti gli alimenti elencati sotto le voci prima colazione: antipasti e buffet freddo, salse, frutta, formaggi, bevande; la confezione da due a tre diversi piatti ogni giorno, scelti tra quelli elencati sotto le voci potages, creme, brodi, minestre, pesce, carne, legumi, dolci. 

I servizi di mensa

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Il ristorante internazionale funzionò anche come posto di ristoro per tutti gli ospiti, i quali dimostrarono con la loro numerosa ed assidua frequenza di aver gradito molto l'iniziativa. Nel periodo della sua attività questo ristorante distribuì circa 20 mila pasti, una quantità rilevantissima di sandwiches, frutta, succhi di frutta e bevande.
Nei saloni-mensa fu attuato un tipo di self-service con le apparecchiature disposte in modo che l'ospite, nell'entrare, prendeva subito visione della « lista del giorno » realizzata in grande formato e sistemata sulla parte alta del banco di distribuzione; procedendo da un capo all'altro del banco self-service trovava nell'ordine: vassoio porta-vivande, stoviglie e posate, antipasti, piatti freddi, piatti caldi, frutta e dolci. Dirigendosi poi ad un secondo banco sito al centro della sala, poteva servirsi di salse, condimenti vari, succhi di frutta, pane, ecc.
Prima di sedersi, l'ospite prelevava direttamente dai vari frigidaires disposti lungo le pareti di sala le bevande preferite, scegliendo tra acqua minerale, aranciata, coca-cola.
L'apparecchiatura del tavolo (per sei posti ciascuno) consisteva soltanto in caraffe con acqua, bicchieri e tovagliolini predisposti a cura dei camerieri. Nessuna limitazione fu imposta all'ospite, il quale poteva tornare a servirsi a suo piacimento di tutto ciò che desiderava. Alla pulizia dei tavoli (rilevamento vassoi, stoviglie, bicchieri sporchi) provvedevano i camerieri di sala.
Il diritto di accesso alle mense fu limitato agli ospiti regolarmente presi in forza dall'Ufficio Accoglienza all'atto del loro ingresso nel Villaggio Olimpico e muniti pertanto di Carta Olimpica con la stampigliatura « Villaggio Olimpico ».
A ciascuna Delegazione fu tuttavia consentita la possibilità di avere ospiti alle mense del Villaggio Olimpico, sempreché la Delegazione stessa avesse munito i suoi invitati di uno speciale « buono-pasto » che poteva acquistare direttamente presso la Banca del Villaggio o dal Capo-padiglione.
Gli ospiti del Villaggio non furono assoggettati a particolari formalità per fruire dei servizi di mensa; i ristoranti del Villaggio facevano parte della loro casa e pertanto essi potevano liberamente godere della mensa, come appunto avviene in casa propria. Tuttavia, una forma di vigilanza, sia pure molto discreta,fu attuata mediante l'assidua sorveglianza dei capi-padiglione, dei relatori di sala e dei capi-edificio.
La consistenza del servizio compiuto nei ristoranti si può rilevare dall'avvenuta distribuzione di 640.323 pasti la cui composizione, giornalmente variata su ben 30 liste (tre per ogni ristorante) ogni giorno diverse, comprendeva mediamente: antipasti assortiti, una minestra, da due a quattro piatti (carne o pesce), contorni, dolce, gelato, frutta, caffè e bevande varie. A ciò si devono aggiungere le distribuzioni effettuate presso il ristorante internazionale che, come detto in precedenza, effettuò anche il servizio ristoro.

45.495 giornate lavorative

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I servizi di ristorante richiesero un'attività di personale pari a 45.495 giornate lavorative. Per assicurare il tempestivo afflusso dei generi nella qualità e nella quantità necessaria al giornaliero funzionamento dei ristoranti si creò una rete di forniture mediante la stipulazione di « contratti a consumo », costituendo un deposito centralizzato di un determinato quantitativo di tutti i tipi di generi necessari alla confezione delle vivande elencate nella « lista generale » e nelle « liste particolari ». Il rifornimento giornaliero delle derrate dal deposito centralizzato ai singoli ristoranti avveniva sulla base di specifiche richieste. Pertanto il servizio rifornimento viveri si effettuava con gli approvvigionamenti e con la gestione dei magazzini. Per questi ultimi furono necessari un direttore, un contabile, due aiutocontabili, un capo-magazziniere, 36 manovali per il carico e lo smistamento delle derrate, un magazziniere, un macellaio. Il controllo tecnico era affidato ad un esperto dell'Ufficio Approvvigionamenti distaccato presso i magazzini. Il trasporto di tutto il materiale di approvvigionamento richiese 1 autovettura, 6 autocarri medi con autista per le esigenze dei magazzini interni, 3 autocarri- frigorifero con autista per il deposito esterno (celle frigorifere), mentre per il deposito frigorifero furono necessari 12 carrelli montacarico, 300 ml. di scaffalature, 12 bascule ed altri accessori. All'atto del suo avviamento, presso ciascun ristorante fu predisposta una « scorta di dispensa » costituita da generi di varietà e quantità diverse.
Presso i magazzini del deposito centrale furono allestiti 5 posti di rifornimento, ciascuno dei quali riservato a due determinati ristoranti. Il ciclo giornaliero delle operazioni di rifornimento aveva inizio a partire dalle ore 12 di ogni giorno con la segnalazione dell'Ufficio Statistica ai ristoranti dei dati di presenza degli ospiti riferiti al giorno dopo. Detto ciclo si sviluppava mediante la richiesta dei generi da parte dei capi-padiglione all'Ufficio gestione magazzini con la consegna delle note di richiesta entro le ore 16 di ogni giorno.
Tra le 16 e le 24 di ogni giorno, la Gestione magazzini approntava presso ciascun posto di rifornimento i quantitativi e tipi di generi richiesti ed alle ore 5 del mattino successivo provvedeva alla consegna ed al trasporto ai ristoranti dei generi commissionati. Il ciclo si chiudeva alle ore 11 circa con l'ultimo trasporto interessante la richiesta del giorno precedente.
Nel periodo di tempo compreso tra il 25 luglio ed il 20 settembre 1960 furono smistate complessivamente 1.370 tonnellate (peso netto) di generi alimentari con 1.200 autocarri-viaggio del tipo medio, dal deposito interno ai ristoranti con una percorrenza di oltre 2.000 km.; si effettuarono inoltre 310 autocarriviaggio dal deposito esterno a quello interno con una percorrenza di circa 6.000 km. Questi trasporti richiesero complessive 2.450 giornate di manovalanza. (Prospetti nn. 20 e 21) Anche lo sforzo compiuto nell'attività di sgombero dei vuoti e degli imballaggi è da considerare notevole, poiché era indispensabile mantenere liberi i corridoi di rifornimento delle coppie di ristoranti sui quali venivano necessariamente accatastati i vuoti dei generi e delle bevande consumati dai ristoranti stessi. Questo servizio, espletato con i mezzi ed il personale dei magazzini, veniva eseguito, per quanto possibile, sfruttando il viaggio di ritorno degli automezzi che avevano provveduto al trasporto dei rifornimenti. Per il rimanente si utilizzavano gli stessi mezzi nel periodo di tempo intercorrente tra il termine della seconda colazione (ore 15 circa) e l'inizio del pranzo (ore 18). Nel periodo di massima affluenza le operazioni di sgombero furono effettuate anche nottetempo.
Tale lavoro comportò la effettuazione di altri 1.070 autocarri-viaggio dai ristoranti ai magazzini, per il trasporto di oltre 800 tonnellate di imballaggi di vario tipo e volume.

Misure igienico-sanitarie

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Le misure igienico-sanitarie interessarono tutta la sfera delle attività dei servizi di vettovagliamento e riguardarono in particolare il personale, i locali e le derrate.
Per il personale dei ristoranti furono effettuate visite mediche di controllo all'ingaggio e, settimanalmente, durante tutto il periodo di servizio; per i locali (ristoranti e magazzini) furono effettuate la disinfestazione integrale prima dell'avviamento e azioni disinfestanti periodiche all'alba, più frequenti nel periodo di maggior calura, ed infine la bonifica giornaliera dei servizi igienici. Per le derrate (carne e pesce in particolare) si stabilì un controllo quotidiano, prima dell'accettazione in ristorante, a cura di una commissione costituita da un medico, un veterinario specializzato merceologo, un esperto degli approvvigionamenti. Inoltre furono eseguite ispezioni saltuarie da parte della stessa commissione alle cucine ed alle celle frigorifere dei ristoranti. La manutenzione delle apparecchiature e degli impianti di ristorante, notevole per varietà ed importanza (apparecchiature frigorifere a funzionamento elettrico, impianti a gas, reti di forza motrice e di illuminazione, tubazioni idrauliche e di scarico) fu assolutamente indispensabile per conservare in continua e perfetta efficienza il materiale in opera, onde garantire il regolare andamento dei servizi di cucina e di sala. Questa particolare incombenza fu affidata ad una squadra di manutenzione, costituita da operai specializzati nelle diverse branche (complessivamente 8 elementi) e diretta da un capo-squadra. Essa fu impiegata anche col criterio di prevenire, per quanto possibile, le avarie, mediante ispezioni ai diversi impianti ed apparecchiature, ripetendo i controlli in continuità, ciascuno per la parte di competenza, nella stessa giornata, ristorante per ristorante.
Prezioso, per quanto modesto, fu infine il lavoro di ogni operaio giacché le note degli interventi consentirono di rilevare i seguenti dati: interventi con riparazione degli impianti elettrici, 272; riparazioni delle apparecchiature a gas, 156; interventi sulle condutture idrauliche e di scarico, 364; ricostruzione delle condotte esterne di scarico, per un totale di 64 ml. in 12 diversi interventi; riparazioni varie agli infissi e sostituzione di 34 vetri. 

Il settore Servizi

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Il funzionamento dei servizi fu assicurato da una Direzione di Settore col compito di seguire e coordinare l'opera delle varie branche di attività; da un servizio manutenzione costituito da un ufficio e 6 diverse squadre di operai specializzati (elettricisti, muratori e pittori, vetrai, idraulici e fabbri, falegnami, manovali).
Il servizio manutenzione disponeva di laboratori per falegnami, fabbri ed elettricisti. Un apposito ufficio curava il servizio pulizie attraverso tre gruppipulizie, uno all'interno delle costruzioni del Villaggio Olimpico (alloggi, uffici, locali d'uso generale), uno per la pulizia delle aree del Villaggio Olimpico (strade, piazze e giardini) ed uno per la bonifica igienica.
Un servizio sorveglianza agli ingressi del Villaggio fu costituito da un ufficio e da 110 elementi variamente qualificati. Infine, un gruppo servizi vari ebbe un ufficio e nuclei di specializzati per il funzionamento e l'azionamento delle centrali termiche, le saune e le docce, la consegna degli effetti personali agli ospiti in lavanderia.
I servizi citati ebbero a disposizione corrispondenti impianti e capannoni. Questa in sintesi la struttura funzionale del Settore Servizi la cui efficienza organica fu assicurata affidando in appalto ad imprese specializzate l'esecuzione dei lavori di manutenzione degli stabili e degli impianti, la pulizia degli alloggi, la bonifica degli impianti e delle aree del Villaggio e impiegando nuclei dei servizi municipali per la pulizia delle strade e piazzali. Le attività del servizio manutenzione furono maggiormente impegnate nella fase organizzativa del Villaggio, durante la quale fu necessario assumere dall'I.N.C.I.S. le consegne degli edifici, attrezzare la mensa e le docce per il personale di servizio, i magazzini generali e quello doganale, le saune e le docce per gli atleti, il deposito (10 boxes in un unico magazzino) per la presa e resa degli effetti personali alle e dalle lavanderie, i laboratori per gli specializzati della manutenzione. Inoltre si eseguirono lavori di notevole impegno e consistenza per rendere efficienti gli impianti igienici degli alloggi e quelli di illuminazione e di forza motrice, o per adeguare i medesimi alle particolari esigenze del Villaggio nel periodo delle manifestazioni olimpiche.
Il volenteroso ed appassionato impegno di tutti consentì di realizzare in breve periodo una serie di costruzioni e di allestimenti che meritano di essere citati, e cioè: una tettoia in legno e stuoie di 240 mq. di superficie, su capriate di m. 4 di altezza; un fabbricato in muratura per i servizi igienico-sanitari riservato agli 800 salariati; tre distinti impianti per doccia con un totale di 60 punti di erogazione, muniti di miscelatore e con installazione di caldaia a gas liquido, per la produzione di acqua calda; reti di distribuzione acqua ai servizi sopraccennati e per il sistema antincendio a sicurezza dei magazzini, laboratori, docce, saune e lavanderie: entrambe le reti richiesero la posa in opera di tubi Mannesman per uno sviluppo totale di 800 ml. in cavo a sezione obbligata; impianti elettrici all'interno dei 10 capannoni destinati ai magazzini, mensa di servizio, laboratori, ecc.; impianto elettrico per l'alimentazione delle caldaie con una potenza complessiva di Kw. 160; arredi per 10 boxes del servizio lavanderia consistenti in banconi, scaffalature ed attaccapanni, con l'impiego di circa 1.500 ml. di Dexion e 5 mc. di legno in trucioli pressati; scaffalature a 4 piani nelle misure di mt. 2 X 2 X 0,45 in numero di 80 pezzi, costruiti in Dexion e legno; impianti elettrici sussidiari nei dieci padiglioni ristoranti per l'alimentazione di un totale di 160 contenitori frigoriferi per bevande; impianti che comportarono la posa in opera di 700 m. di cavo biprene e di 60 scatole stagne di derivazione, con una potenza installata di Kw. 160 in totale; cinque schermi in legno e faesite con relativa porta di accesso, a protezione dei quadri di distribuzione di corrente sistemati nei corridoi di accoppiamento dei padiglioni-ristoranti; ed altre varie opere minori. Furono inoltre installati nei ristoranti mediante raccordature idrauliche ed elettriche 20 colonnine per acqua corrente refrigerata, 70 prese di corrente elettrica per i televisori installati dalla Philips; cucine a gas liquido nei singoli appartamenti; 30 orologi elettrici; fu provveduto per la posa in opera di numerose tabelle indicatrici della viabilità fornite dal Comune di Roma e per la stuccatura delle 163 scale di accesso agli edifici (3, 4, 5 piani) danneggiate dalla introduzione di mobili. Furono installati 1.800 specchi all'interno di altrettanti servizi igienici degli alloggi e 187 antenne per bandiere.
Queste le opere più consistenti realizzate nel periodo dal 6 giugno al 31 luglio 1960. Successivamente, durante il funzionamento del Villaggio, il Servizio manutenzione perfezionò la propria organizzazione dotando i vari nuclei di specializzati di moto-carrozzette opportunamente attrezzate per rendere sollecito il loro intervento e istituendo un servizio notturno di assistenza; eseguì complessivamente 3.099 commesse di lavoro di cui 107 furono costituite da interventi compiuti nottetempo a richiesta telefonica. Una analisi dei lavori eseguiti consente di stabilire che le commesse in questione interessarono i vari nuclei specializzati nella misura di 545 per gli elettricisti (di cui 50 eseguite di notte), 985 per gli idraulici (di cui 55 eseguite di notte), 432 per i falegnami (di cui 2 eseguite di notte), 135 per i muratori, 1.000 per i vetrai. Inoltre furono sostenute medie giornaliere di 53 riparazioni idrauliche, 25 di falegnameria, 23 di elettricità e 5 edili con un totale di 21.883 ore lavorative di personale specializzato.
Il servizio di pulizia fu suddiviso in tre reparti, uno per gli alloggiamenti con personale femminile adibito al servizio di guardaroba e di pulizia degli appartamenti; uno di nettezza urbana e giardinaggio con personale e mezzi messi a disposizione dalla Amministrazione Capitolina nella misura di 2 sorveglianti, 6 autisti, 40 netturbini, 3 autospazzatrici, 3 autoinnaffiatrici, 130 bidoni metallici con coperchio e 1.400 sacchi portaimmondizie; il gruppo giardinaggio aveva a disposizione 32 uomini opportunamente attrezzati per provvedere alla cura delle piante, delle siepi e dei fiori ovunque disposti ad ornamento del Villaggio.
Le ditte specializzate che ebbero in appalto la cura delle piante, avevano commessa anche la responsabilità della formazione e dell'abbellimento delle zone verdi, della piantagione di alberi e di siepi e della sistemazione di fiori in vaso. Questo lavoro di preparazione ebbe inizio ad un mese dall'apertura del Villaggio, con l'impiego di 200 uomini al giorno e di 30 attrezzature meccaniche, quali aratri, erpicatrici, ecc. per la sistemazione di alberi ad alto fusto, di 2.000 cespugli sempreverdi e da fiore, di 7 ettari di prati verdi e di 2.000 pianticelle da fiore su altrettanti vasi. Il Servizio di pulizia comprendeva infine il reparto bonifica costituito con personale specializzato e mezzi di un'impresa privata. Per oltre trenta giorni furono bonificati gli interni delle costruzioni e le aree del Villaggio con la irrorazione di disinfestanti polivalenti, sotto la guida ed il controllo dell'Ufficio di Igiene del Comune. Questo provvedimento riuscì ad evitare nel modo più assoluto la presenza di mosche, zanzare ed altre forme di infezione.
Il servizio di sorveglianza, preposto alla vigilanza sugli impianti e magazzini del Villaggio e alla disciplina degli accessi della recinzione, fu effettuato mediante l'impiego di una squadra di 12 guardie giurate (vigili notturni) e di un gruppo di 110 sorveglianti. L'afflusso al Villaggio fu disciplinato riservando determinati cancelli all'uso esclusivo degli ospiti e determinati altri all'uso esclusivo del personale e dei mezzi di servizio. Validi per l'ingresso e l'uscita, furono considerati documenti di riconoscimento: la Carta Olimpica - stampigliatura Villaggio Olimpico - per gli ospiti; uno speciale lasciapassare per i visitatori; il tesserino di riconoscimento per il personale dei servizi; speciali contrassegni applicati sul parabrezza per gli automezzi. I due complessi relativi alle saune ed alle docce furono allestiti in due diversi padiglioni metallici prefabbricati, opportunamente dislocati e destinati al personale ospite maschile (20 docce, 10 saune e 2 toilettes) e femminile ( 4 docce, 2 saune e 1 toilette). Alla cura di ogni padiglione furono assegnati 6 inservienti alternati in tre turni di due unità ciascuno. Gli ospiti dimostrarono apertamente il loro particolare gradimento per questo servizio, attivato dal 16 agosto al 12 settembre (25 giorni). Durante questo periodo i più assidui frequentatori furono i Russi con 537 presenze, gli Statunitensi con 402, i Giapponesi con 214, i Finlandesi con 188, gli Australiani con 174, gli Inglesi e Polacchi con 166 presenze per ciascun gruppo, gli Italiani con 153 presenze.
II servizio viabilità nel piazzale antistante l'ingresso principale al Villaggio fu disimpegnato da un nucleo di Vigili Urbani distaccati presso il Villaggio Olimpico dal Comune di Roma.
I servizi doganali furono espletati mediante la costituzione nel Villaggio Olimpico di un Ufficio e di un Deposito per i Servizi di Dogana, gestiti da personale distaccato dal Compartimento Doganale di Roma, in diretta collaborazione col servizio trasporto bagagli. 

Il settore Amministrativo

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Nell'ambito della Direzione del Villaggio Olimpico agirono anche un Settore Amministrativo ed un Settore Distaccamenti, quest'ultimo per presiedere alla organizzazione logistica delle zone o delle sedi in cui si effettuarono le gare di vela, canottaggio e di equitazione, oltre a coordinare l'impiego di militari raggruppati in un « reparto di supporto ».
II Settore Amministrativo si interessò alle varie branche della attività amministrativa come i contratti, le assunzioni, la contabilità, l'economato, il magazzino, i conti-Delegazioni. Sulla base delle norme che generalmente regolano l'amministrazione e la contabilità degli Enti di diritto pubblico e sulla scorta delle prescrizioni generali e specifiche stabilite dalla Sezione Amministrativa del Comitato, si provvide, nel corso di forniture di materiali e servizi di particolare entità o prolungati nel tempo, alla raccolta di offerte, alla indicazione delle eventuali gare e alla stipulazione delle convenzioni pattuite, redatte — secondo i casi - sia in forma di scrittura privata sia in forma di ordinativi accettati, conservandone i documenti originali. Oltre alla sorveglianza sul perfetto adempimento degli obblighi contrattuali, il Servizio Amministrativo controllò le fatture riferentisi ai contratti o alle scritture private stipulati e ne curò la trasmissione all'ufficio contabilità per la relativa liquidazione. Infine, conservò la documentazione del personale assunto direttamente dal Villaggio Olimpico a mezzo di apposita commissione e curò gli adempimenti relativi allo stato giuridico di detto personale.
L'ufficio contabilità provvide alla liquidazione degli assegni ordinari e straordinari al personale impiegatizio assunto dalla Direzione del Villaggio Olimpico, mantenendo aggiornati gli stati di presenza; provvide direttamente all'amministrazione del personale salariato; registrò e controllò mediante accertamenti le fatture relative agli acquisti o alle prestazioni di qualsiasi genere, procedendo successivamente alla loro convalida mediante riscontro della parte contabile e della prescritta documentazione.
L'ufficio economato provvide alle minute necessità di materiali di cancelleria e simili per l'intera Direzione del Villaggio Olimpico, conservando la documentazione relativa all'entrata e all'uscita di materiali patrimoniali concessi in uso, registrando il passaggio in uso di materiali acquistati dalla Direzione o ceduti da altri Enti per il consumo totale, vigilando sulla corretta gestione dei materiali stessi in distribuzione ai vari settori e procedendo allo scarico dei materiali perduti o mancanti, verbalizzandone le cause.
L'ufficio conti-Delegazioni contabilizzò il debito delle singole Delegazioni verso il Comitato Organizzatore in base alle segnalazioni dei vari settori della Direzione o di altre Sezioni del Comitato. Tra i suoi compiti ricordiamo la registrazione delle variazioni presso l'Agenzia bancaria del Villaggio Olimpico per tenere aggiornati i conti correnti delle singole Delegazioni, dando notizia di tali variazioni anche all'Ufficio contabilità tenuto ad effettuarne l'annotazione statistica e la relazione riassuntiva per la Sezione Amministrativa. Nel corso della relazione, riferendoci ai componenti delle varie Delegazioni alloggiate nel Villaggio Olimpico è stato più volte usato per essi l'appellativo di ospiti. Ciò non deve indurre in errore sulla esatta portata del termine e pertanto si precisa che tutte le rappresentanze nazionali ospitate nel Villaggio erano tenute al pagamento di determinate quote a titolo di rimborso delle spese di vitto e di alloggio. Più precisamente la quota era di 8 dollari però capite e 4 dollari per ogni cavallo al seguito.
Per lo svolgimento della sua attività, il Settore amministrativo si avvalse dell'opera di 34 persone: un capo settore, un vice capo-settore, 4 capi ufficio, un interprete, 22 impiegati, 3 dattilografe e 2 uscieri. 

Il settore Distaccamenti

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L'effettuazione del Concorso completo di equitazione a Pratoni del Vivaro, delle gare di Canottaggio a Castelgandolfo e delle gare di vela a Napoli, richiese l'organizzazione di alcuni distaccamenti intesi a garantire le esigenze tecniche e logistiche delle singole competizioni, evitando i possibili inconvenienti dovuti alla distanza delle organizzazioni distaccate e provvedendo alle difficoltà di tempestivi e adeguati interventi coi normali organi della Direzione, già notevolmente impegnati nello stesso Villaggio. Naturalmente la Direzione si riservò il controllo ed il coordinamento dell'attività dei distaccamenti stessi. Si è già parlato dei distaccamenti di Villa Glori e di Pratoni del Vivaro nella parte dedicata al Settore Alloggiamento. Sarà comunque utile ricordare che il distaccamento di Villa Glori, molto prossimo al Villaggio, potè beneficiare di tutti i servizi del Villaggio Olimpico, mentre quello di Pratoni del Vivaro fece ricorso ai servizi di ditte appaltatrici per tutto quanto concerneva la vita delle persone e dei cavalli, dopo aver provveduto alla costruzione e all'allestimento degli alloggi e delle scuderie. Questo distaccamento funzionò dal 21 agosto al 15 settembre registrando 1.065 giornate di presenza del personale di scuderia, 220 presenze al vitto dei partecipanti alle gare i quali dopo gli allenamenti o le gare facevano ritorno al Villaggio Olimpico anche senza consumarvi la seconda colazione; 3.750 presenze del reparto di 150 militari colà dislocato.
Per il distaccamento di Castelgandolfo si provvide stipulando una convenzione con l'Istituto Pio XII « Per un Mondo Migliore », presso il quale, sotto il controllo di un fiduciario del Comitato, il personale dell'Istituto stesso provvide anche al servizio di mensa, per un totale di 4.407 presenze. Gli atleti impegnati nelle gare di canottaggio potevano recarsi presso il citato Istituto per consumarvi i pasti e per trascorrervi le ore di riposo meridiano in verande, sale e corridoi appositamente attrezzati. Per il distaccamento di Napoli si fece ricorso alle attrezzature alberghiere della città, stipulando accordi preventivi con vari alberghi di I e II categoria, per assicurare il vitto e l'alloggio a tutti i partecipanti alle gare di vela, ai componenti le varie squadre di calcio e agli accompagnatori. La cura di questa organizzazione, come di tutte le altre necessità connesse alla effettuazione delle citate gare, fu devoluta ad un rappresentante del Comitato, il cui ufficio fu ospitato nei locali del Circolo del Tennis di Napoli. Il collegamento con la Centrale fu sempre strettissimo, specialmente durante il periodo dei Giochi in cui giornalmente si effettuò un servizio di corriere per il tempestivo recapito di notizie, segnalazioni numeriche degli atleti in arrivo e in partenza da Roma a Napoli. Nel designare gli alberghi si è operato in modo da rendere sempre possibile la convivenza degli elementi di una squadra nello stesso albergo.
Per concludere, non si può obiettivamente non rilevare che taluni particolari aspetti della complessa organizzazione avrebbero richiesto una realizzazione curata in più approfonditi dettagli; peraltro, con altrettanta obiettività è da riconoscere che scarse erano le esperienze sufficientemente valide in tale particolarissimo campo.
Nonostante le inevitabili imperfezioni, si può affermare che l'organizzazione del Villaggio rispose pienamente alle aspettative degli ospiti.