PROTOCOLLO E CERIMONIALE

Alla X Sezione, costituita nel luglio del 1956 per le esigenze del Protocollo e del Cerimoniale dei Giochi, fu attribuito il compito di tradurre fedelmente in atto il significato spirituale e tradizionale della celebrazione olimpica. La Sezione fu affidata fin dalla costituzione al dott. Luigi Magliari Galante che, in armonia con le Regole Olimpiche, intraprese subito l'elaborazione di quel dettagliato piano di lavoro, che fece muovere nel ciclo olimpico una numerosa schiera di collaboratori, accompagnatrici ed interpreti.
Furono previsti fin dall'inizio, naturalmente in larga massima, l'allestimento delle cerimonie (Apertura, Chiusura e premiazioni varie) e la preparazione dei Congressi del C.I.O. e delle Federazioni Internazionali. Fu anche preordinata la diramazione degli inviti ufficiali e progettata la classificazione delle precedenze (per ricevimenti, spettacoli, visite ufficiali, cerimonie minori).
Dopo questa prima fase di studio e di impostazione programmatica prolungatasi fino al dicembre 1956, la Sezione intraprese la sua attività organizzativa sulla base di precise « tabelle di marcia » indicanti per ciascun settore operante i tempi di esecuzione, le modalità di sviluppo e il fabbisogno di personale e di mezzi. Fin dal mese di marzo del 1957, la Sezione elaborò un preventivo relativo al fabbisogno di accompagnatrici-interpreti per fronteggiare le esigenze incalzanti in particolare nel campo delle accoglienze. Tra le varie soluzioni proposte, fu seguita quella di avvalersi di elementi femminili disposti a dare la loro collaborazione volontaria. Furono così reclutati i primi elementi dotati di conoscenza di una o più lingue, oltre a possedere assoluta padronanza delle lingue francese e inglese, onde consentire il più rapido ed efficiente svolgimento dei rapporti con gli ospiti.
Sulla base di tale preventivo, considerate anche le inevitabili sostituzioni, fu assunto, previ opportuni accertamenti ed esami, un primo contingente di signore che costituì il nucleo iniziale delle accompagnatrici-interpreti. Le assunzioni proseguirono gradatamente tanto che, durante il periodo dei Giochi, l'organico della Sezione, tenuto conto delle crescenti necessità nei singoli servizi, fu di 284 unità.
Il menzionato gruppo delle accompagnatrici-interpreti fu notevolmente aumentato al momento in cui, in collaborazione con la Sezione Servizi per la Stampa, fu necessario provvedere all'assunzione ed all'impiego di accompagnatrici nei servizi destinati ai giornalisti ufficialmente accreditati. Infatti anche per le esigenze della Stampa si preferì il personale femminile. Fu così approntato un secondo nucleo di 156 unità che fu distaccato alla Sezione Servizi per la Stampa.
Per addestrare un così elevato numero di accompagnatrici-interpreti, fu richiesta la costituzione di un corpo di insegnanti al quale fu affidato il compito di stabilire l'unificazione delle funzioni e di portare il gruppo delle interpreti non solo ad una solida efficienza e coesione, ma, soprattutto, ad una uniformità e ad una armonia di interpretazione nell'ordine dell'impiego.
Nel quadro dei provvedimenti e delle direttive, le accompagnatrici-interpreti, superate le modalità prescritte per l'assunzione, furono sottoposte ad un periodo di preparazione attuata mediante apposite conferenze, visite agli impianti sportivi, proiezioni di film sportivi. Infine, furono espressamente invitate a partecipare a riunioni tecnico-organizzative indette nei vari settori dell'organizzazione.
In pari tempo si provvide a compilare e a distribuire a ciascuna interprete appositi dizionari dei più correnti termini tecnici e sportivi (redatti dapprima in francese ed inglese e, successivamente, anche in tedesco, spagnolo, giapponese e russo), nonché opuscoli illustranti tutti gli impianti di gara e di allenamento.
Così preparate, le accompagnatrici trovarono utilissimo impiego in occasione delle visite a Roma di dirigenti internazionali, giornalisti e personalità; visite che divennero sempre più numerose e frequenti via via che si avvicinava il periodo dei Giochi e che determinarono conseguentemente il graduale incremento numerico delle interpreti ed una costante selezione per poter disporre di elementi sempre più capaci. Può essere interessante sottolineare che dal mese di marzo del 1957 a tutto il luglio del 1960, le interpreti ebbero modo di accompagnare ben 6.200 persone (Autorità sportive internazionali, giornalisti, tecnici di ogni categoria), appartenenti a 71 Paesi, che affluirono alla sede del Comitato Organizzatore per attingere informazioni e visitare gli impianti sportivi o per partecipare a riunioni o incontri tecnico-organizzativi. Quasi tutte le accompagnatrici, sia quelle assegnate ai vari incarichi del cerimoniale, sia quelle destinate al Servizio Stampa, conoscevano - come s'è già detto - anche altre lingue oltre a quella francese ed inglese, raggiungendo nel complesso la conoscenza di 26 lingue estere e precisamente: arabo, bulgaro, cecoslovacco, cinese, coreano, danese, fiammingo, finlandese, francese, giapponese, greco, hebru, hindi, inglese, jugoslavo, norvegese, polacco, portoghese, romeno, russo, spagnolo, svedese, tedesco, turco, ungherese, urdu.
Per le esigenze delle gare veliche di Napoli si preferì valersi di accompagnatrici- interpreti reclutate e scelte sul posto, anche in considerazione della conoscenza ch'esse avevano della città e degli impianti nautici. Ad esse furono preposte due capi-gruppo tratte dal nucleo della Sezione Cerimoniale. Ciascuna interprete fu munita di apposita uniforme (completa di borsa e calzature) con il distintivo ufficiale dei Giochi: l'uniforme fu da tutte indossata, analogamente a quanto disposto per tutto il personale del Comitato Organizzatore, a partire dal 10 agosto 1960.

Gli inviti ufficiali

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Tra i vari compiti di maggiore impegno, va subito ricordato quello relativo agli « Inviti ufficiali » ai Comitati Olimpici Nazionali, per partecipare ai Giochi della XVII Olimpiade. Gli inviti furono compilati su pergamena ed il testo a carattere romano lapidario fu redatto in italiano e ripetuto nella lingua di ciascun Paese dei 98 Comitati Nazionali Olimpici allora aderenti al C.I.O.
Complessivamente, i testi della formula per l'invito furono eseguiti in 32 lingue estere (per il Comitato Olimpico del Sud Africa l'invito fu redatto in lingua inglese e in afrikaans).
Gli inviti furono redatti con la seguente formula: « Il Comitato Organizzatore dei Giochi della XVII Olimpiade, in conformità alle istruzioni del Comitato Internazionale Olimpico, ha l'onore di invitarvi a prendere parte alle gare ed alle feste che avranno luogo a Roma dal 25 agosto all' 11 settembre 1960 ».
Le pergamene, compilate a mano, riportarono sulla testata il simbolo ufficiale, in rilievo a colori. Ciascun invito fu racchiuso in un apposito astuccio cilindrico in pelle di colore azzurro, assicurato da un anello con i colori della bandiera nazionale italiana. La consegna degli inviti fu effettuata, tramite i Capi delle Missioni Diplomatiche Italiane all'estero, ai singoli Comitati Olimpici Nazionali, nel corso di solenni cerimonie indette presso le sedi delle Rappresentanze Diplomatiche, in occasione della ricorrenza del 2712° Natale di Roma, e, cioè, il 21 aprile 1959.
In gran parte dei Paesi la cerimonia della consegna dell'invito fu radiodiffusa ed ebbe una vasta eco anche sulla stampa locale.

Gli Uffici accoglienza e partenza

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Fin dal mese di ottobre del 1957 la Sezione si trovò impegnata nello studio prima e nella realizzazione poi degli « Uffici accoglienza ». Si cominciò con l'approntare appositi schemi secondo le esigenze olimpiche ed il movimento presunto.
Si trattava di costituire degli uffici con personale addetto a seguire gli orari di arrivo e di partenza degli ospiti; di provvedere alla loro accoglienza ed al successivo smistamento e trasporto a destinazione. Con decorrenza 25 luglio 1960, tali uffici furono costituiti presso gli aeroporti di Ciampino Est ed Ovest e di Fiumicino e presso la Stazione di Roma Termini. A Napoli, un « Ufficio accoglienza » fu istituito presso la Stazione centrale ed un altro presso quella di Mergellina.
Dotati di speciali contrassegni (bandiere, manifesti olimpici, frecce e cartelli indicatori), tali uffici furono collegati con la sede del Comitato Organizzatore, mediante linee telefoniche dirette in modo da poter assicurare la comunicazione immediata di qualsiasi notizia urgente.
Il servizio presso gli « Uffici accoglienza » fu disimpegnato da esperti collaboratori e da 82 accompagnatrici che svolsero appositi turni onde poter assicurare il funzionamento degli uffici stessi per tutte le ore del giorno.
Sulla base delle informazioni in suo possesso, la Sezione Cerimoniale diramava giornalmente uno specchio di tutti gli arrivi previsti con 24 ore di anticipo, in modo che tutti gli uffici interessati potessero prendere tempestivamente le disposizioni necessarie per l'accoglienza e la sistemazione degli ospiti. Ciascuno specchio fu contraddistinto da un numero progressivo (utile per ogni riferimento) e conteneva tutti i dati riguardanti le persone in arrivo. Gli ospiti venivano ricevuti ed accompagnati nelle sale di sosta e ristoro e successivamente si disponeva per il trasporto fino alla sede loro assegnata.
Poiché non pochi ospiti raggiunsero Roma con mezzi automobilistici, d'accordo con l'Ente Provinciale per il Turismo ed in collaborazione con l'Automobile Club di Roma, furono istituiti « Uffici di informazioni » in corrispondenza degli incroci delle strade consolari con il Grande Raccordo Anulare. Detti uffici provvidero a fornire agli ospiti in transito tutte le indicazioni per raggiungere le rispettive destinazioni, dando nel frattempo immediato avviso alla Sezione Cerimoniale per le conseguenti disposizioni e provvedimenti. Il servizio di segnalazione e le operazioni connesse con gli arrivi ed il successivo smistamento delle persone e dei rispettivi bagagli verso le tre principali direzioni (Villaggio Olimpico per gli atleti, alberghi per i dirigenti. Press House per i giornalisti), si svolsero con la massima regolarità, nonostante il verificarsi di cambiamenti negli orari preannunciati e mutamenti nel numero e nei nominativi delle persone e dei loro familiari.
Durante il soggiorno a Roma dei dirigenti internazionali, alloggiati per la quasi totalità negli alberghi, la Sezione Cerimoniale non mancò di far pervenire loro tutte le comunicazioni del Comitato Organizzatore (programmi, varianti, inviti a cerimonie, comunicazioni varie, ecc.). Inoltre a cura della Sezione, giornalmente, venivano riunite tutte le richieste di trasporti straordinarie da parte degli ospiti; richieste sempre soddisfatte in collaborazione con la Sezione Trasporti.
Gli « Uffici accoglienza », a partire dal 5 settembre e fino al 18 dello stesso mese assunsero la denominazione di « Uffici partenza » ed assicurarono così il ritorno in sede dei dirigenti e degli atleti pervenuti a Roma. Analogamente a quanto disposto per gli arrivi, anche per le partenze degli ospiti la Sezione Cerimoniale compilava e diramava giornalmente uno specchio di tutte le partenze previste nelle successive 24 ore. Giornalmente venivano predisposti i mezzi occorrenti per il trasporto delle persone e dei rispettivi bagagli; quindi la Sezione, accolti gli ospiti, provvedeva ad 'accompagnarli fino al momento della partenza controllando il carico dei bagagli ed offrendo ogni assistenza durante le varie operazioni.
Gli « Uffici accoglienza e partenza », che cessarono di funzionare il 18 settembre 1960, provvidero all'assistenza dei seguenti ospiti:

Ospiti d'onore e familiari 120
Membri del C.I.O. e familiari
120
Presidenti e Segretari Generali dei C. N. O. e delle F.S.I. con familiari .
280
Membri dei Comitati Nazionali Olimpici
1.350
Giudici, arbitri, cronometristi
1.278
Atleti di 84 Paesi partecipanti
5.915
Giornalisti e telecronisti accreditati
1.442

Cerimoniale al Villaggio Olimpico

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A partire dal 25 luglio 1960, nel Villaggio Olimpico fu costituito un « Ufficio Cerimoniale » presso il quale la Sezione distaccò un nucleo di accompagnatrici il cui servizio, secondo opportuni turni, fu regolato dal direttore del Villaggio.
In particolare, l'Ufficio Cerimoniale del Villaggio Olimpico ebbe il compito di ricevere tutte le personalità di rango elevato e gli alti dirigenti sportivi e di assistere le predette personalità durante la loro visita.
Inoltre, ogni arrivo fu preventivamente segnalato allo scopo di predisporre i mezzi di trasporto necessari.
Gli arrivi delle squadre furono seguiti dalle Cerimonie di « benvenuto » a nome del Comitato Organizzatore e del direttore del Villaggio Olimpico. D'intesa col direttore del Villaggio, fu stabilito di svolgere le cerimonie ogni pomeriggio alle ore 18,30 con la partecipazione delle squadre giunte nelle precedenti 24 ore.
All'ora fissata le squadre, agli ordini dei rispettivi Capi-missione ed in perfetta uniforme sportiva, si schieravano nella piazza principale del Villaggio, di fronte alle esedre ove erano eretti i pennoni delle bandiere, mentre al centro era disposta la banda di servizio. Al lato dello schieramento fu approntata una apposita tribuna su cui prendevano posto le Rappresentanze Diplomatiche dei Paesi ai quali appartenevano le squadre, nonché i Membri dei rispettivi Comitati Nazionali Olimpici e rappresentanti del Comitato Organizzatore, della Stampa e della radio-televisione.
Ad un cenno del direttore della cerimonia si procedeva, secondo l'ordine alfabetico italiano, all'alzabandiera del Paese della prima squadra, mentre la banda ne eseguiva l'inno nazionale. Seguivano quindi le cerimonie per le altre squadre. Subito dopo il capo dell'Ufficio accoglienza del Villaggio Olimpico, accompagnato dai rispettivi attachés olimpici interessati, rivolgeva un cordiale indirizzo di « benvenuto » alle Delegazioni; dopodiché le squadre, al suono di una marcia, rientravano ai rispettivi alloggiamenti. A tutte le cerimonie poteva assistere anche il pubblico che si assiepava lungo il cavalcavia di Corso Francia.
La prima cerimonia di « benvenuto » al Villaggio Olimpico, si svolse il 15 agosto, l'ultima il 24 agosto alle ore 10.30 per dar modo alle squadre di partecipare nel pomeriggio alla manifestazione in Piazza San Pietro.
L'Ufficio accoglienza forniva inoltre indicazioni e chiarimenti sull'alloggio e provvedeva, dopo il controllo delle carte olimpiche e la registrazione dei dati anagrafici, a far accompagnare gli ospiti ai loro rispettivi alloggi.
Le partenze degli ospiti dal Villaggio Olimpico furono precedute da un preavviso dato dal Capo Missione e, all'ora fissata, il Reparto Trasporti provvedeva al prelievo dei partenti ed al loro accompagnamento agli scali di partenza.
Nel primo trimestre del 1958 fu elaborato, d'intesa con la Segreteria e Affari Generali, un vasto schema relativo all'alloggiamento delle varie categorie di dirigenti olimpici. A questo scopo, infatti, furono inviati appositi questionari a tutti gli interessati. In tali questionari figuravano gli alberghi a disposizione e i prezzi giornalieri delle camere e della pensione intera (la mezza pensione era obbligatoria); nonché le richieste di dati essenziali per la predisposizione degli alloggi (giorno di arrivo, familiari al seguito, presumibile durata del soggiorno, albergo e tipo di accomodation preferiti). L'assegnazione agli ospiti di camere nei vari alberghi fu eseguita in base alle preferenze indicate e, quando queste non furono espresse o non fu possibile accoglierle, si adottò un criterio preferenziale inteso ad agevolare la collaborazione e i trasferimenti durante il periodo dei Giochi.
In particolare, tutti i membri del C.I.O. e rispettivi familiari furono alloggiati all'Hotel Excelsior. In questo stesso albergo fu approntata la Cancelleria del C.I.O. Due saloni a pianterreno, dotati di tavoli, microfoni ed accessori, furono adibiti alle riunioni della 57^ Sessione del C.I.O. Questa soluzione si dimostrò particolarmente felice in quanto rese più agevoli i lavori della Sessione.
Tutti gli altri dirigenti internazionali - ad eccezione di pochi che presero alloggio presso privati oppure al Villaggio Olimpico in quanto Capi-Missione - furono allogati in altri alberghi situati in gran parte nel centro della città e ottimamente collegati con i campi di gara. La sistemazione complessiva delle varie categorie di ospiti si dimostrò del tutto soddisfacente e non dette mai luogo ad inconvenienti di sorta.
Sia presso l'Hotel Excelsior, sia presso tutti gli altri alberghi convenzionati, dal 12 agosto al 15 settembre, funzionarono appositi « uffici di collegamento ed informazioni », affidati ad accompagnatrici-interpreti che svolsero, con opportuni turni, un servizio giornaliero dalle 7 del mattino a mezzanotte.
Compito primo di questi uffici fu quello di poter offrire ogni assistenza agli ospiti e di mantenersi in stretto collegamento con la Sezione Cerimoniale per il pronto recapito di inviti, programmi, comunicazioni varie e per poter soddisfare con sollecitudine eventuali richieste dei dirigenti internazionali.
Uno speciale gruppo di sei accompagnatrici, sotto la direzione di due rappresentanti del Comitato Organizzatore, fu posto a disposizione della Cancelleria del C.I.O.
Complessivamente, nei 18 « uffici di collegamento ed informazioni » costituiti presso i vari alberghi, furono impiegate 52 accompagnatrici, le quali operarono in coordinamento con 7 capi-gruppo aventi il controllo su due o tre alberghi.
Una capo-gruppo fu destinata alla supervisione ed al coordinamento delle accompagnatrici all'Hotel Excelsior.

Precedenze e protocollo

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Nel novembre del 1958, sulla base di una impostazione forzatamente schematica, fu avviato il lavoro organizzativo relativo al protocollo e alle cerimonie.
Si trattò di un lavoro che richiese una vasta gamma di accorgimenti e di procedure, necessari per impostare le quotidiane manifestazioni in armonia alle Regole Olimpiche e nel contempo alle norme vigenti in Italia. Si può affermare che l'impostazione programmatica iniziale si rivelò senz'altro previdente e costituì una valida base per le varie operazioni del cerimoniale.
Nel febbraio del 1959 il Comitato Esecutivo dell'Organizzazione deliberò la costituzione di un « Comitato del cerimoniale » che risultò poi così formato: Presidente d'onore: On.le Alberto Folcili; Presidente: Marchese Cristoforo Fracassi di Torre Rossano; Vice Presidente: Marchese Franco Maria Taliani de Marchio; Componenti: Conte Ludovico Barattieri di San Pietro, Contessa Maria Luisa Bonacossa, Contessa Maria Sole di Campello Agnelli, Dott. Mario Conti, Gr. Uff. Sisto Favre, Dott. Renato Silenzi; Segretario: Dott. Luigi Magliari Galante.
Il Comitato si riunì una prima volta il 5 maggio 1959 nella sala Morosini del Ministero degli Affari Esteri allo scopo di esaminare ed adottare tutte quelle indicazioni utili in merito alla attività del Comitato stesso.
Un'ottima esperienza sulla funzionalità del Cerimoniale fu fatta dalla Sezione in occasione del Meeting dei Comitati Nazionali Olimpici e della Commissione Esecutiva del Comitato Internazionale Olimpico, che ebbe luogo in Roma nei giorni 18 e 19 maggio 1959, presenti i delegati di 49 Paesi così suddivisi: 6 delegati del C.I.O., 3 della Cancelleria del C.I.O., 5 delegati degli VIII Giochi INVERNALI di Squaw Valley e 89 delegati di Comitati Nazionali Olimpici.
La prima giornata del Meeting fu dedicata dagli ospiti alle visite delle due zone di interesse olimpico, e, cioè, del Centro Olimpico Nord (Foro Italico) e del Centro Sud (E. U. R.). La seconda giornata, dedicata ai lavori veri e propri della riunione, si svolse nel grande salone d'onore del Foro Italico. La disamina dei problemi affrontati nel convegno romano ebbe lo scopo principale di organizzare i lavori della 55° Sessione del C.I.O. di Monaco.
La 57esima Sessione del C.I.O.
Ma l'attività più impegnativa nel campo del cerimoniale fu svolta dalla Sezione in occasione della 57^ Sessione del C.I.O., celebrata con il seguente calendario: 19 agosto (mattino), riunione della Commissione Esecutiva; 20 agosto (ore 22), cerimonia inaugurale della Sessione; 22 e 23 agosto (mattino e pomeriggio) e 24 agosto (mattino), lavori della Sessione.
Le riunioni si svolsero all'Hotel Excelsior, ad eccezione della cerimonia di apertura che ebbe luogo nel salone dei ricevimenti del Palazzo dei Congressi all'È. U. R.
Questa cerimonia, indubbiamente tra le più significative, raggiunse una particolare solennità con l'intervento del Capo dello Stato, del Presidente del Consiglio dei Ministri, dei Membri del Governo e del Parlamento, nonché di tutte le Rappresentanze diplomatiche accreditate presso il Governo italiano e presso la Santa Sede. Vi parteciparono, inoltre, tutti i membri del C.I.O. e loro familiari, i Presidenti, i Segretari Generali e i Membri dei C.N.O. e delle F.S.I., i Capi delle squadre partecipanti ai Giochi, gli attachés olimpici, i componenti del Comitato Organizzatore, nonché i giornalisti accreditati e gli operatori della R. A. I.-TV. Complessivamente 1.838 persone. (Prospetto n. 1). II servizio d'onore sul piazzale antistante il Palazzo dei Congressi fu disimpegnato da reparti a cavallo dei Carabinieri e della Pubblica Sicurezza.
Dodici Fedeli di Vitorchiano con trombe d'argento, schierati sul vasto ripiano della gradinata, annunciarono con gli « squilli di Roma » l'arrivo del Capo dello Stato Italiano.
Ricevuto dalie Autorità presenti, l'On. Gronchi mosse verso il grande salone, mentre diciotto trombettieri dei Carabinieri eseguirono per tre volte la sigla dei Giochi. Seguì l'esecuzione dell'Inno nazionale italiano e subito dopo l'orchestra stabile e il coro della Accademia di Santa Cecilia (composto di 100 esecutori, di cui 50 uomini e 50 donne), diretti rispettivamente dal Maestro Vincenzo Bellezza e dal Maestro Bonaventura Somma, dette inizio al programma corale e orchestrale con la Sinfonia della Semiramide di Rossini.
Dopo il discorso del Sindaco di Roma, riprese il programma orchestrale con il Nabucco « Va pensiero sull'ali dorate » e con i Lombardi alla Prima Crociata « O Signor che dal tetto natio » di Verdi. L'orchestra proseguì il programma, dopo il discorso del Presidente del Comitato Internazionale Olimpico, con l'Inno del Sole, dall'Iris di Mascagni. La suggestiva cerimonia assunse il suo più ampio significato durante e dopo il discorso del Capo dello Stato Italiano.
L'On. Gronchi prendeva quindi congedo dalle Autorità, mentre i trombettieri dei Carabinieri eseguivano nuovamente la sigla dei Giochi.
A tutti gli ospiti fu distribuito un elegante opuscolo nel quale erano riportati, oltre al programma della cerimonia, il testo dei tre discorsi nelle lingue francese, inglese ed italiana.
I Congressi internazionali  di particolare complessità fu anche la preparazione dei Congressi delle Federazioni Sportive Internazionali. Questi Congressi, che hanno lo scopo di esaminare i problemi tecnici e organizzativi delle singole Federazioni, si svolsero secondo un calendario compilato sulla base di elementi richiesti dalla Sezione a ciascuna Federazione interessata. Il Palazzo dei Congressi all'È. U. R.
ed il Palazzo delle Federazioni furono prescelti a sedi dei Congressi stessi per lo svolgimento dei quali furono messe a disposizione sale idonee e indipendenti.
Fin dal novembre del 1958 fu studiato un apposito piano che prevedeva la soluzione di determinati problemi relativi ai tempi e alle modalità esecutive dei Congressi. Con circolare del 5 giugno 1959, la Sezione richiese a ciascuna Federazione Sportiva Internazionale istruzioni sul fabbisogno indispensabile per l'allestimento degli ambienti, delle attrezzature e dei servizi di traduzione e di registrazione, nonché la data e la durata delle riunioni ed il presumibile numero di partecipanti. Sulla base dei dati raccolti, la Sezione compilò un calendario di massima che fu sottoposto al benestare delle Federazioni interessate e successivamente reso esecutivo, con l'indicazione di tutte le disposizioni particolareggiate. Contemporaneamente furono stipulate apposite convenzioni con il « Centro traduzioni e Servizi di Congresso» di Roma (organizzazione già felicemente sperimentata in occasione del meeting del maggio 1959) in modo da assicurare gli interpreti necessari e le registrazioni degli atti dei singoli Congressi.
Ai Congressi delle Federazioni (complessivamente 15), se ne aggiunsero altri 5, e precisamente quelli della British Empire and Commonwealth Games Federation; British Empire and Commonwealth Weight Lifting Council; Federation Internationale d'Education Physique; Jeux Mediterranéens; Asian Games Federation.
I Congressi si svolsero con piena regolarità dal 18 agosto fino al 10 settembre, così come indicato nel Prospetto n. 2.
Apertura e Chiusura dei Giochi  Nel maggio del 1958 furono impostati i primi problemi di carattere tecnico- organizzativo, relativi al cerimoniale per l'Apertura e la Chiusura dei Giochi.
In considerazione della complessità delle operazioni per il numero e la varietà degli attori, fu richiesto un meticoloso studio e relativi controlli prima di procedere alla soluzione definitiva dei molti problemi. Fu previsto uno stretto coordinamento tra le varie fasi delle manifestazioni, onde ottenere una spigliata scorrevolezza di movimento in armonia alle norme protocollari.
Contemporaneamente, allo scopo di premunirsi da ogni eventuale e possibile errore e di assicurare la piena fedeltà, anche nei particolari, ed il rispetto delle Regole Olimpiche, la Sezione provvide a richiedere alle Rappresentanze Diplomatiche di tutti i Paesi il disegno a colori delle rispettive bandiere nazionali (con l'indicazione precisa dei loro rapporti dimensionali) e la partitura completa per banda dei rispettivi inni nazionali.
Si trattò di un lavoro di raccolta lungo e complesso e reso alquanto complicato da alcuni Paesi che inviarono disegni incompleti delle loro bandiere; altri, invece, le sostituirono poco prima dei Giochi. Anche molte partiture pervennero solo per pianoforte e fu necessario curarne le riduzioni per banda.
Nel maggio 1959, in possesso di tutte le riproduzioni degli originali, la Sezione provvide ad approntare un album ufficiale a colori delle bandiere di tutti i Paesi, album che servì di base per la confezione del fabbisogno di bandiere occorrenti per tutti gli stadi e per tutte le manifestazioni.
In pari tempo, la Sezione, in collaborazione con la Sezione Arte, procedeva all'orchestrazione degli inni nazionali, limitandola solamente alla prima parte di ciascun inno, di guisa che la durata pressoché uniforme per tutti fosse contenuta in un tempo di 30-40 secondi.
I complessi bandistici  Successivamente fu richiesta e ottenuta dalle competenti Autorità la piena disponibilità - a partire dal 10 agosto e fino a tutto l ' i l settembre 1960 - di quattro complessi bandistici militari (ciascuno forte di oltre 100 musicanti) e di due complessi bandistici civili (ciascuno di circa 60 elementi), con i quali fu possibile far fronte a tutte le necessità sia durante le Cerimonie di Apertura e Chiusura, sia durante le premiazioni. Le quali ultime richiesero la più larga disponibilità di bande, perché spesso le cerimonie si svolgevano contemporaneamente e in più stadi; infatti, si ebbero, nei giorni 9 e 10 settembre, fino a diciassette premiazioni tra pomeriggio e sera, svolte in otto località diverse.
A ciascuna delle quattro bande militari furono assegnate 24 o 26 partiture, delle quali i direttori eseguirono l'orchestrazione. Successivamente, per ogni inno furono approntate dieci copie, in modo da coprire agevolmente ogni fabbisogno, compreso quello di Napoli per le regate veliche.
Le bande militari utilizzate per le varie cerimonie furono: Banda dell'Arma dei Carabinieri, diretta dal M°. Fantini, Banda dell'Aeronautica Militare, diretta dal M°. Di Miniello, Banda del Corpo delle Guardie di Finanza, diretta dal M°. Di Domenico, Banda del Corpo delle Guardie di P. S., diretta dal Mo. Fuselli.
Inoltre il Comune di Roma mise a disposizione la Banda dei Vigili Urbani, diretta dal M°. Pirazzini e la Banda dell'Azienda Tramvie e Autobus, diretta dal M°. Alù. A Napoli fu impiegata la locale Banda della Marina Militare.
La supervisione di tutta la strumentazione degli inni nazionali e della loro esatta e fedele orchestrazione, fu affidata al M°. Bonaventura Somma dell'Accademia Nazionale di Santa Cecilia.
Infine, la Sezione provvide ad eseguire presso l'Auditorium della RAI-TV, mediante le quattro bande militari, la registrazione su nastro di tutti gli inni nazionali, approntando dieci serie complete di bobine, delle quali sei furono consegnate ad appositi incaricati dislocati nei principali stadi e quattro furono considerate di riserva. Questa misura fu adottata allo scopo di poter far fronte - in occasione delle cerimonie della premiazione — ad eventuali imprevisti causati da ritardi durante l'autotrasporto delle bande per intralci stradali, avarie dei mezzi o per altre ragioni. La precauzione ebbe tuttavia a manifestarsi superflua, poiché il piano di impiego delle bande funzionò con assoluta regolarità.
Per la Cerimonia di Apertura fu stabilito di utilizzare per l'esecuzione dell'Inno Olimpico e dell'Inno nazionale italiano il Coro dell'Accademia Nazionale di Santa Cecilia, accompagnato da una sola banda, e, precisamente, da quella dell'Arma dei Carabinieri.
Anche dell'Inno Olimpico fu eseguita la registrazione su disco. La traduzione in italiano del testo greco dell'inno stesso, fu affidata ad un esperto professore italiano e riuscì pienamente fedele ed efficace. Per la sfilata delle squadre fu stabilito di impiegare le quattro bande militari (complessivamente circa 420 elementi), sistemate nel settore Monte Mario dello Stadio Olimpico: due bande nella parte centrale, le altre due ai lati; al centro dello schieramento prese posto il coro di Santa Cecilia. Tutto il complesso costituì così una suggestiva visione di colore, caratterizzata dalla varietà delle uniformi.
A seguito di un'accurata selezione, furono scelte dodici marce ben ritmate e scandite, ognuna delle quali della durata di circa 3-4 minuti. Le bande si avvicendarono, senza soluzione di continuità, per tutta la durata della sfilata (43 minuti). Analogamente si verificò per il deflusso delle squadre al termine della cerimonia (41 minuti).
La cadenza di marcia fu fissata in 120 passi al minuto ed essa si rivelò pienamente rispondente alle caratteristiche della cerimonia.
Per l'imponenza della partecipazione e la necessità di mantenere lo schieramento delle squadre entro i limiti consentiti dalle dimensioni del campo, fu necessario operare opportune riduzioni nella forza delle squadre. Complessivamente, parteciparono alla cerimonia 237 ufficiali e 4253 atleti. Tutti gli altri atleti non inquadrati nei ranghi presero posto in appositi settori riservati.
La favorevole ubicazione del Villaggio Olimpico rispetto allo Stadio Olimpico, consigliò di abbandonare la soluzione dell'autotrasporto degli atleti, e di far compiere a piedi il breve percorso. Furono così evitate lunghe e complesse operazioni di carico, scarico e quindi di raccolta.
Il movimento dal Villaggio Olimpico ebbe inizio alle ore 15,45 e le squadre, articolate in 6 scaglioni di marcia, si incolonnarono nello stesso ordine e nelle medesime formazioni stabilite per la sfilata e, a mano a mano che raggiungevano lo Stadio dei Marmi, si attestavano in corrispondenza del sottopassaggio da cui accedevano allo Stadio Olimpico. Il movimento si svolse con piena regolarità e senza che si determinasse alcun ritardo.

Il lancio dei colombi

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Le operazioni per il lancio dei colombi, durante la Cerimonia di Apertura, richiesero ripetuti esperimenti. Fin dal giugno del 1959, fu calcolato che per ottenere una buona « lanciata » fosse necessario disporre di non meno di 5-6 mila soggetti, e ciò anche in considerazione della struttura dello Stadio Olimpico, particolarmente aperto. Per coprire un così elevato fabbisogno si ottenne dal Ministero della Difesa di poter disporre dei soggetti della Colombaia militare di Roma, incrementando la riproduzione dei piccioni allora esistenti fino al raggiungimento di 1.200 unità.
Contemporaneamente furono presi accordi con la Federazione Italiana Colombofila onde ottenere che i dipendenti gruppi colombieri, e particolarmente quelli dell'Emilia e della Toscana (nelle quali Regioni l'allevamento dei colombi viaggiatori è maggiormente diffuso) ponessero in allevamento e successivamente in allenamento adeguate aliquote di soggetti in modo da poter contare per la metà di agosto 1960 su circa 5-6 mila colombi. L'invito della Federazione fu accolto con slancio, sicché fu possibile concentrare a Roma per il 24 agosto, oltre 6.000 colombi provenienti da quasi tutte le Regioni, con prevalenza dal Centro Italia.
Complessivamente furono sistemate 340 ceste per 7.200 piccioni, alla cui manovra provvidero 60 colombieri. Il lancio riuscì in modo pienamente soddisfacente e il rientro dei colombi alle rispettive colombaie (talune delle quali situate a Torino, Genova, Milano, Padova, ecc.) avvenne con grande regolarità e con una perdita del solo 6 % dei soggetti.

Cerimonie e premiazioni

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La Sezione provvide a compilare, per le cerimonie delle premiazioni, appositi specchi nei quali le cerimonie stesse furono raggruppate per stadi e per giornate. In tali specchi furono altresì indicati: il direttore di cerimonia, l'orario di svolgimento, il numero e la qualità delle medaglie da consegnare, la banda comandata di servizio.
Inoltre, d'intesa con la Cancelleria del C.I.O., a partire dal 26 agosto, la Sezione provvide ad inviare giornalmente al Presidente del C.I.O. alcune copie del programma relativo alle cerimonie del giorno successivo, onde consentirgli di designare i Membri del C.I.O. per la consegna delle medaglie ai vincitori.
Le bandiere occorrenti per le singole cerimonie furono trasferite di volta in volta negli stadi secondo l'andamento delle competizioni. A tal fine fu attrezzato un adeguato numero di camioncini nei quali furono collocate le bandiere, divise per Paesi. Il trasporto e la manovra delle bandiere negli stadi furono affidati all' "ufficio bandiere" dei Servizi Tecnici.
Inoltre, la Sezione provvide giornalmente a rimettere i quantitativi delle medaglie occorrenti ai direttori delle cerimonie, ciascuno dei quali disponeva di 3 accompagnatrici che portavano le medaglie (ognuna collocata su apposito piatto d'argento) al seguito dell'Autorità designata alla premiazione.
Le cerimonie si svolsero secondo le modalità protocollari fissate dalle Regole Olimpiche, e mai fu lamentato alcun inconveniente.
La preparazione della Cerimonia di Chiusura richiese pressoché le stesse procedure adottate per la Cerimonia di Apertura, solamente differenziandosi in taluni aspetti particolari, stabiliti dalle Regole Olimpiche, che determinarono ovviamente nuove modalità esecutive.
In proposito va ricordato che questa cerimonia fu preceduta dall'ultima competizione di Sport Equestri, e precisamente dal Gran Premio di Salto di Ostacoli a squadre, di cui il primo percorso ebbe svolgimento nella mattinata.
La gara pomeridiana (secondo percorso) richiese circa tre ore e mezzo di svolgimento, e poiché lo sgombero dei numerosi ostacoli disseminati nel campo avrebbe comportato un tempo rilevante, il Comitato Organizzatore propose al C.I.O., che approvò, di limitare la partecipazione alla sfilata di una sola rappresentanza di ciascuna squadra. Si ritenne altresì di far scortare la Bandiera Olimpica - dopo il suo ammainamento e fino all'uscita dallo Stadio - dagli atleti della squadra italiana che nel corso delle competizioni avevano vinto una medaglia.
Inoltre, al fine di conferire alla cerimonia carattere più solenne e suggestivo, fu deciso dal Comitato Organizzatore di concluderla al cadere della sera, e cioè alle ore 19,30.
Particolari accorgimenti richiesero infine le operazioni di innalzamento delle bandiere della Grecia, dell'Italia e del Giappone, nonché lo spegnimento della Fiamma Olimpica e l'ammainabandiera olimpica. A tale scopo furono studiati speciali effetti di luce mediante appositi apparecchi fotoelettrici che concorsero a rendere più toccanti gli ultimi momenti della grande manifestazione.

I ricevimenti ufficiali

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Un delicato problema si presentò al momento in cui la Sezione gettò le basi del vasto piano relativo agli inviti e alle precedenze. Fin dall'aprile del 1958 fu studiata la compilazione e la diramazione degli inviti per tutte le cerimonie e manifestazioni in programma.
Le Regole Olimpiche sono esplicite in merito alle precedenze e agli inviti in quanto sanciscono che « durante lo svolgimento dei Giochi, la precedenza in tutte le manifestazioni olimpiche spetta ai membri del C.I.O., seguiti dai membri del Comitato Organizzatore, dai Presidenti dei C.N.O. e da quelli delle F.S.I.
II Comitato Organizzatore non può riconoscere come ufficiale nessuna delegazione o missione straniera ».
In base alle stesse regole furono riservate speciali tribune (4 nello Stadio Olimpico, 2 negli altri Stadi) per le varie categorie di autorità olimpiche e per i loro familiari. Nello Stadio Olimpico fu incluso un palco riservato per il Capo dello Stato e relativo seguito. Ma se nessun problema si pose in merito agli inviti e alle precedenze delle autorità olimpiche, trattandosi di materia strettamente definita, delicate questioni si posero invece per le autorità non olimpiche; a questo proposito furono stabilite le categorie delle alte cariche dello Stato per l'estensione degli inviti e fu compilato al riguardo un prospetto che costituì un'utile base di partenza.
Anche gli inviti relativi alle varie manifestazioni comportarono lo studio delle precedenze. Molti ricevimenti e visite ufficiali ebbero luogo in occasione di spettacoli e manifestazioni riservate ai dirigenti e loro familiari. Tutto ciò richiese un preciso lavoro di programmazione concordato e coordinato non soltanto nell'ambito del Comitato Organizzatore, ma anche con tutti gli Enti interessati.
Durante il periodo dei Giochi Olimpici furono indetti i seguenti ricevimenti ufficiali:

  • 21 agosto, al Palazzo Braschi, pranzo offerto dal Presidente del Comitato Organizzatore ai Membri del C.I.O.;
  • 23 agosto, al Palazzo del Quirinale, ricevimento offerto dal Presidente della Repubblica Italiana alle alte Autorità Olimpiche;
  • 24 agosto, in Piazza S. Pietro, pubblica udienza del Sommo Pontefice agli atleti e dirigenti;
  • 27 agosto, in Campidoglio, ricevimento offerto dal Sindaco di Roma alle alte Autorità Olimpiche;
  • 28 agosto, al Palazzo del Quirinale, ricevimento offerto dal Presidente della Repubblica Italiana alle rappresentative delle squadre;
  • 29 agosto, in Castelgandolfo, udienza privata del Santo Padre alle alte Autorità Olimpiche;
  • 10 settembre, a Castel Sant'Angelo, pranzo offerto dal Presidente del Comitato Organizzatore ai Presidenti e Segretari Generali dei Comitati Nazionali Olimpici e delle Federazioni Sportive Internazionali;
  • 11 settembre, al Palazzo Barberini, pranzo offerto dal Presidente del Consiglio dei Ministri alle alte Autorità Olimpiche;
  • 11 settembre, nei giardini del Pincio, ricevimento per tutti i protagonisti dei Giochi per la festa finale di chiusura, offerto dal Comitato Organizzatore e dal Ministro del Turismo e dello Spettacolo.


Durante tutto il periodo dei Giochi e compatibilmente con i programmi di svolgimento delle competizioni, la Sezione Cerimoniale organizzò ed attuò una serie di visite e di escursioni per i dirigenti internazionali e loro familiari, che incontrarono il vivo consenso degli ospiti. Tali visite ebbero per meta zone di interesse archeologico e turistico sia nelle adiacenze di Roma (Ostia Antica, Tarquinia, Veio, eccetera), sia nella zona di Napoli (Pompei, Paestum, Capri Ischia).
Inoltre, d'intesa con gli Enti artistici locali, furono messi a disposizione degli ospiti numerosi biglietti omaggio per assistere agli spettacoli serali organizzati alle Terme di Caracalla a cura del Teatro dell'Opera di Roma, e al Teatro di Ostia Antica, nonché alle varie rievocazioni storiche che si svolsero nell'arena del Circo Massimo.

Diplomi

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In conformità con le Regole Olimpiche (paragrafo 41), furono approntati i diplomi da assegnare sia agli atleti vincitori, sia a quelli che avevano raggiunto i posti di classifica previsti nelle gare individuali ed a squadre.
I diplomi furono redatti in lingua italiana. Essi ebbero le dimensioni di cm. 62 X 47 e furono controfirmati dal Presidente del C.I.O. e dal Presidente del Comitato Organizzatore.
Complessivamente furono distribuiti 1801 diplomi, in essi compresi anche quelli assegnati ai Comitati Olimpici dei Paesi i cui atleti avevano vinto una medaglia nel corso delle competizioni.
Inoltre furono approntati speciali diplomi di benemerenza, a firma del Presidente del Comitato Organizzatore e del Presidente del Comitato Esecutivo che vennero rimessi a Enti e persone che, sotto varie forme, avevano dato valida collaborazione in tutti i settori dell'Organizzazione. Ne furono distribuiti complessivamente 5.800 copie.